Nebenkostenabrechnung 2024: Faktencheck für Vermieter

Fristen und Termine

Als Vermieter haben Sie genau ein Jahr Zeit für die Abrechnung der Nebenkosten. Die Abrechnung muss formell korrekt sein und alle Neuerungen berücksichtigen. So muss die Nebenkostenabrechnung für das Kalenderjahr 2023 bis zum 31.12.2024 erstellt und dem Mieter zugestellt werden.

Die Fristen zur Nebenkostenabrechnung sind im Paragraf 556 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) geregelt – und für Sie als Vermieter besonders wichtig. Überschreiten Sie diese, dann entfällt unter Umständen der Anspruch auf Nachzahlungen.

Ergibt sich aus der Berechnung ein Guthaben für den Mieter, dann müssen Sie dieses innerhalb von 30 Tagen auszahlen. Die gleiche Zahlungsfrist gilt auch für den Mieter. Ausnahmen gelten bei gesonderten Vereinbarungen im Mietvertrag, bei unmittelbarem und begründetem Widerspruch des Mieters und gravierenden inhaltlichen Mängeln.

Umlagefähige Nebenkosten

Welche Nebenkosten dürfen nun auf die Mieter umgelegt werden? Umlagefähig sind unter anderem die Kosten für Heizung, Wasser und Abwasser, Müllabfuhr, Straßenreinigung, Hausmeister, Gartenpflege, Beleuchtung im Außenbereich sowie in allgemein zugängigen Gebäudebereichen, Schornsteinreinigung, die Sach- und Haftpflichtversicherung und die Grundsteuer.

Darüber hinaus können Sie die sogenannten sonstigen Betriebskosten abrechnen, wenn diese Bestandteil des Mietvertrags sind. Hierzu zählen zum Beispiel Aufwendungen für Pförtner, Alarm- und Klimaanlagen, Dach- und Fassadenreinigung, bestimmte Reparaturkosten oder Kanalanschlussgebühren.

Unterschiede bei Betriebskosten und Nebenkosten

So unterscheiden sich Nebenkosten und Betriebskosten:

Aufbau einer Nebenkostenabrechnung

In die Nebenkostenabrechnung gehören die folgenden Angaben:

• • Auflistung der Gesamtkosten
  • Erklärung des Verteilerschlüssels
  • Abrechnungszeitraum
  • Auflistung der Nebenkostenvorauszahlungen
  • Betrag der Nachzahlungen

Der Verteilerschlüssel

Der Verteilerschlüssel (auch Umlageschlüssel) legt fest, wie sich die Nebenkosten in einem Mehrfamilienhaus auf die einzelnen Mieteinheiten verteilen. Die jeweiligen Verteilerschlüssel müssen in der Nebenkostenabrechnung angegeben und den Kostenstellen zugeordnet werden. Hierbei sind sowohl die Gesamtkosten, als auch die pro Wohneinheit anteiligen Kosten aufzuführen.

In der Regel enthält die Nebenkostenabrechnung zwei unterschiedliche Verteilerschlüssel – diese müssen angegeben werden. Jeweils einen für die Verbrauchsabrechnung und einen für die sogenannten »kalten Nebenkosten«. Zum Beispiel: Reinigungskosten, Kosten für Hausmeister und Gärtner, den Winterdienst, die Straßenreinigung oder Kosten für die Haftpflicht- und Gebäudesachversicherung. Außerdem zählen alle Positionen, die über Zähler abgerechnet werden, zu den verbrauchsabhängigen Nebenkosten.

Vermeiden Sie Fehler bei der Nebenkostenabrechnung 2024

Zu den häufigsten Fehlern bei der Nebenkostenabrechnung gehören:

• • Abrechnung von Reparaturkosten: Fallen Reparaturen im und ums Haus an, dann müssen diese in der Regel vom Vermieter übernommen werden und sind nicht umlagefähig. Ausnahmen gelten für Kleinreparaturen, sofern dies im Mietvertrag geregelt ist. Kleinreparaturen dürfen einen Betrag von 100 Euro pro Reparatur nicht überschreiten und maximal acht Prozent der Nettokaltmiete pro Jahr betragen. Anders sieht es bei energetischen Modernisierungen aus.
  • Verwaltungskosten: Hierzu gehören Gebühren für Telefonate, Bankgeschäfte und Portokosten, die im Zusammenhang mit der Vermietung stehen. Diese sind ebenfalls nicht Teil der Nebenkostenabrechnung.
  • Sonstige Betriebskosten: Sonstige Kosten wie Dachrinnenreinigung, Wartungskosten oder Kosten für den Fahrstuhl können nur dann umgelegt werden, wenn sie im Mietvertrag explizit genannt werden.

Wichtige Änderung ab 2024

Als Vermieter müssen Sie am Ball bleiben und sich über Änderungen im Mietrecht informieren. Ein Überblick:

Streichung des Nebenkostenprivilegs

Das Nebenkostenprivileg ermöglichte es Vermietern bisher, die Kosten für Kabelfernsehanschlüsse auf die Mieter umzulegen. Diese Möglichkeit besteht nur noch bis zum 30.06.24. Mieter brauchen demnach nicht mehr automatisch für einen Kabelanschluss zu bezahlen, den sie möglicherweise nicht nutzen, und dürfen einen alternativen Übertragungsweg wählen. Die Regelung soll Mietern mehr Freiheit bei der Wahl ihres Fernsehempfangs ermöglichen. Für Vermieter bedeutet dies auch: Sie können keine Sammelverträge über die Nebenkosten abrechnen.

CO2-Kosten und ihre Aufteilung

Das Stufenmodell zur Aufteilung der CO2-Kosten zwischen Vermietern und Mietern ist seit dem 1. Januar 2023 in Kraft. Je nach energetischem Zustand des Gebäudes werden die Kosten unterschiedlich zwischen den Mietparteien aufgeteilt. So tragen beispielsweise Vermieter von unzureichend gedämmten Gebäuden und mit veralteten Heizungen einen größeren Anteil der Gesamtkosten. Die Gesetzgebung soll Anreize für energetische Modernisierungen schaffen und im gleichen Zug die Mieter entlasten, da diese keinen direkten Einfluss auf den energetischen Zustand des Hauses haben.

Strom- und Gaspreisbremse

Die im Jahr 2023 eingeführten Preisbremsen für Strom und Gas, die einen Teil des Verbrauches subventionierten, sind zum 31. Dezember 2023 ausgelaufen. Das hat Auswirkungen auf die Nebenkostenabrechnung 2024. Denn die Energiekosten müssen nun wieder vollständig vom Verbraucher übernommen werden.

Wenn der Mieter Widerspruch einlegt

Ihr Mieter hat das Recht, Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einzulegen. Gründe können Fehler oder Lücken in der Abrechnung sein. Auf Verlangen müssen Sie Einsicht in die Originalrechnungen gewähren.

Nach der 4-Wochenfrist ist der Mieter zur Zahlung verpflichtet. Vereinbaren Sie gegebenenfalls eine angepasste Vorauszahlung.

Bei steigenden Energiepreisen die Nebenkosten anheben?

Als Vermieter dürfen Sie die Abschlagszahlungen anpassen. Willkürlich natürlich nicht. Als Grundlage dient die Nebenkostenabrechnung aus dem letzten Jahr. Auch wenn diese noch nicht erstellt wurde, weil das Kalenderjahr noch nicht abgeschlossen ist, können Sie in beiderseitigem Einverständnis einen höheren Abschlag vereinbaren. Beispielsweise dann, wenn der Energielieferant bereits höhere Preise angekündigt hat.

Jede angepasste Vorauszahlung muss schriftlich angekündigt werden. Wir empfehlen, hier das persönliche Gespräch mit dem Mieter zu suchen. Informieren Sie ihn über die höheren Preise des Energieversorgers und ab wann diese gelten. Auf dieser Grundlage können Sie die zukünftige Abschlagszahlung besprechen.

Heizkostenverordnung: Fernablesbarkeit der Messgeräte

Seit dem 1. Dezember 2021 gilt eine neue Heizkostenverordnung mit Auswirkungen auf die Nebenkostenabrechnung. Wenn keine fernablesbaren Zähler installiert sind, hat der Mieter nach § 12 HeizKVO das Recht, seinen Anteil um 3 Prozent zu kürzen. Vermieter sind gegenüber Ihren Mietern mitteilungs- und informationspflichtig, wenn fernlesbare Messsysteme installiert wurden.

Verbrauchszähler müssen sich künftig mit Smart-Meter-Gateways und Systemen anderer Anbieter verbinden lassen. Bis zum Jahr 2027 müssen sämtliche Messsysteme aufgerüstet oder erneuert werden. Hierdurch ändern sich auch die Angaben in der Nebenkostenabrechnung. Es müssen Vergleiche zum früheren Verbrauch und zum durchschnittlichen Verbrauch gezogen werden.

Referenzurteil: Was, wenn der Wärmezähler defekt ist?

Es sollte nicht passieren, ist aber immer mal wieder der Fall – und eine ungünstige Situation für beide Mietparteien. Der Wärmezähler ist defekt. Meist fällt das erst zum Ende des Abrechnungszeitraums auf. Damit Sie als Vermieter nicht auf den hohen Kosten sitzen bleiben, können Vergleichswohnungen zur Kostenschätzung herangezogen werden. Diese müssen nicht unbedingt innerhalb des gleichen Gebäudes liegen, sie sollten sich aber in der Heizart, Bauart und Größe möglichst wenig unterscheiden. Wenn eine verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung nicht möglich ist, hat der Mieter nach § 12 HeizkVO das Recht, seinen Anteil um 15% zu kürzen.

FAQ zur Nebenkostenabrechnung 2024