Nebenkostenabrechnung: Faktencheck 2023 für Vermieter

Nebenkostenabrechnung: Fristen dringend berücksichtigen

Der Abrechnungszeitraum beträgt in der Regel 365 Tage. Es muss sich nicht zwangsläufig um ein ganzes Kalenderjahr handeln. Der Zeitraum kann grundsätzlich ab jedem beliebigen Tag des Jahres beginnen, zum Beispiel am 1. Juni. In diesem Fall erfolgt die Abrechnung nach dem 30. Mai des Folgejahres. Bei einem Mieterwechsel kann dieser Zeitraum auch einmalig kürzer sein.

Nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung hat der Mieter vier Wochen Zeit, die Abrechnung zu prüfen und ein Jahr, um der Nebenkostenabrechnung zu widersprechen. Unter Umständen müssen die Belege geprüft und im schlechtesten Fall einem Gericht vorgelegt werden. Um solche Situationen zu vermeiden, sollten Sie alle Belege in Kopie Ihrer Abrechnung beilegen. So kann Ihr Mieter jeden Kostenpunkt nachvollziehen.

Private Vermieter sollten sich ausreichend Zeit für die sorgfältige Erstellung der Abrechnung nehmen.

Einmalig müssen Sie die Verteilerschlüssel, die Daten zu Ihrem Objekt und Ihren Mietern hinterlegen. Hierzu gehören die Anzahl der Wohneinheiten pro Immobilie, die Personenzahl pro Wohnung und die Wohnflächen. Steht im kommenden Abrechnungszeitraum kein Mieterwechsel an, dann ist die nächste Abrechnung noch einfacher – Sie brauchen nur die jeweiligen Kosten auszutauschen.

Kümmern Sie sich bereits frühzeitig um die detaillierte Aufstellung – so vermeiden Sie längere Fristen und wirtschaftliche Ausfälle. Fällt die Nachzahlung oder die Gutschrift hoch aus, dann können Sie die Vorauszahlung zeitnah anheben.

Das gehört zu den Nebenkosten

Betriebskosten, die in der Nebenkostenabrechnung auftauchen, sind:

• • Grundsteuer: Beachten Sie die aktuelle Neuberechnung der Grundsteuer! (Link Grundsteuererklärung)
  • Breitbandkabel: Dies stellt eine Aufwertung der Wohnsituation dar, Sie können die Kosten auf die Betriebskosten umlegen.
  • Wasserverbrauch: Zählerstand nach Abrechnungszeitraum
  • Abwasser
  • Heizkosten: Der verbrauchsabhängige Anteil ist gesetzlich vorgeschrieben und beläuft sich auf mindestens 50 und maximal 70 Prozent.
  • Gebühren für die Straßenreinigung
  • Müllabfuhr
  • Versicherungen, die das Gebäude betreffen
  • Hausmeisterleistungen
  • Hausreinigung: Aussenanlagen, Treppenhaus, Gebäude
  • Beleuchtung im Haus
  • Fahrstuhl

Sonstige Betriebskosten wie Kosten für Pförtner, Alarmanlagen, Lüftungsanlagen oder Dachreinigungen müssen im Mietvertrag gesondert genannt werden. Erst dann sind sie umlagefähig.

Nutzen Sie unsere Excel-Vorlage für die jährliche Auflistung der umlagefähigen Betriebskosten und verbrauchsbezogenen Ausgaben Ihrer Mieter, um in wenigen Schritten eine übersichtliche Auflistung einer Wohneinheit bezogen auf die Größe einzusehen. So sind Sie für die Kommunikation mit Ihren Mietern gut vorbereitet, dokumentieren noch einmal alle Informationen und stimmen die nächsten Schritte ab.

Aufbau einer Nebenkostenabrechnung

Betriebskosten sind umlagefähig. Anders als Instandhaltungskosten, die zwar zu den Nebenkosten zählen, aber nicht auf die Miete umgelegt werden dürfen.

Angaben zur Mieterzahl, zur Wohnung und zum Verbrauch gehören zwingend in die Nebenkostenabrechnung. Zusätzlich ist der Abrechnungszeitraum, die Gesamtsumme und die verwendeten Umlageschlüssel (Verteilerschlüssel) zu nennen. Die geleisteten Vorauszahlungen müssen verrechnet werden. Nach Bedarf können Sie auf eine angepasste Abschlagszahlung hinweisen.

Der Umlage- oder Verteilerschlüssel orientiert sich an den Angaben im Mietvertrag. Die Betriebskosten werden entweder entsprechend der Wohnfläche verteilt oder abhängig vom Verbrauch. Im zweiten Fall muss der Verbrauch nachweisbar sein – zum Beispiel durch gesonderte Zähler.

Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) gilt nur für die Vermietung von Wohnraum. Für gewerblich genutzte Räume muss zwar je nach Mietvertrag auch eine Nebenkostenabrechnung erstellt werden, die detaillierte Auflistung der einzelnen Kosten jedoch entfällt. Die Fristen für die Erstellung und auch die Verjährungsfristen weichen ebenfalls von der Wohnraumvermietung ab. Sie sind weiter gefasst, Nach- und Rückzahlungen sind auch noch nach mehreren Jahren möglich.

So funktioniert der Verteilerschlüssel

Der Verteilerschlüssel ist die Grundlage, auf der die Betriebskosten auf die Wohneinheiten aufgeteilt werden. Dieser ist nicht nur wichtig, wenn mehrere Mietparteien ein Haus bewohnen, sondern auch dann, wenn Sie sich als Vermieter das Haus mit Ihren Mietern teilen.

Die verwendeten Verteilerschlüssel müssen in der Nebenkostenabrechnung erläutert werden. Der Mieter muss schnell erkennen können, warum sich welche Kosten ergeben und wie diese ermittelt wurden.

Die meisten Kosten werden auf die Wohnfläche umgerechnet, bei bestimmten Aufwendungen spielt auch die Anzahl der Bewohner eine Rolle. Eine verbrauchsabhängige Abrechnung ist nur eingeschränkt möglich und nicht für jeden Verbrauch vorgeschrieben.

Kalte und warme Nebenkosten

Die sogenannten kalten Nebenkosten werden nach Quadratmetern oder nach Personen abgerechnet. Was im Einzelfall gilt, ist Teil des Mietvertrages. Ist dort nichts angegeben, dann wird nach Wohnfläche (Quadratmetern) abgerechnet.

Wenn sich in allen Wohneinheiten Wasseruhren befinden, dann ist auch eine verbrauchsabhängige Nebenkostenabrechnung für Wasser und Abwasser möglich.

Auch die warmen Nebenkosten werden auf den Mieter umgelegt. Hierzu zählen Heizkosten und die Warmwasserversorgung. Laut Betriebskostenverordnung müssen mindestens 50 und maximal 70 Prozent der Heizkosten verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Die restlichen 30 bis 50 Prozent sind dann nach Wohnfläche abzurechnen.

Rechenbeispiel Nebenkostenabrechnung

Wie kann eine selbst erstellte Nebenkostenabrechnung aussehen? In unserem Rechenbeispiel haben wir fiktive Werte eingesetzt, zusätzlich wurden die Kostenpunkte sehr reduziert. [Textflussumbruch]

Fügen Sie Ihrer Nebenkostenabrechnung ein persönliches Anschreiben bei. Benennen Sie die Wohnung inklusive Stockwerk und Lage. Machen Sie Angaben zum genauen Abrechnungszeitraum (mit Datumsangabe) und zu Ihrer Bankverbindung.

Die zweite Seite Ihrer Abrechnung beinhaltet die Aufstellung der angefallenen Betriebskosten. Alle Kostenpunkte müssen genannt werden. Zum Beispiel:

Um den Kostenanteil genau zu berechnen, müssen Sie für jede Wohneinheit den Anteil an der Gesamtfläche angeben. Zum Beispiel:

Für den Verteilerschlüssel nach Personen setzen Sie die Personenanzahl einer Wohnung ins Verhältnis zur Anzahl aller Hausbewohner.

Anschließend ziehen Sie von der Rechnungssumme die geleisteten Vorauszahlungen ab. Sie erhalten entweder ein Guthaben oder einen Nachzahlungsbetrag.

Wenn der Mieter Widerspruch einlegt

Ihr Mieter hat das Recht, Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einzulegen. Gründe können Fehler oder Lücken in der Abrechnung sein. Der Mieter hat das Recht, die Abrechnung bis zu vier Wochen nach Erhalt zu prüfen. Auf Verlangen müssen Sie Einsicht in die Originalrechnungen gewähren.

Nach der 4-Wochenfrist ist der Mieter zur Zahlung verpflichtet. Vereinbaren Sie gegebenenfalls eine angepasste Vorauszahlung.

Mieter können insgesamt 12 Monate – auch noch nach Zahlung der Nebenkostenabrechnung – Einspruch einlegen.

Das gilt für die Nebenkostenabrechnung im Einfamilienhaus

Bei nur einer Mietpartei pro Gebäude wird kein Verteilerschlüssel benötigt. Die Gesamtkosten sind klar ersichtlich und brauchen nicht aufgeteilt zu werden. Mit den Energieversorgern kann der Mieter auch direkt abrechnen, das erspart Ihnen organisatorischen Aufwand. Dies betrifft neben Gas und Strom auch die Wasserversorgung.

Allerdings können Sie nicht alle Nebenkosten direkt in die Verantwortung des Mieters legen – auch wenn dies den Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren würde. Die öffentlichen Abgaben wie die Grundsteuer, die Abwasser– und Müllgebühren und die Versicherungsbeiträge müssen weiterhin zunächst vom Eigentümer, also vom Vermieter übernommen werden. Wie bei vermieteten Wohnungen sind diese natürlich umlagefähig. Eine Nebenkostenabrechnung ist also auch bei Direktverträgen erforderlich.

Steigende Energiepreise: Auswirkungen auf die Nebenkosten

Von den steigenden Energiepreisen sind alle Bürger betroffen. Mieter sorgen sich bereits jetzt über hohe Nachzahlungen und steigende Abschlagszahlungen im kommenden Jahr. Vermietern geht es ähnlich, hinzu kommen Sorgen über die Zahlungskraft ihrer Mieter. Schließlich steigen neben den Kosten für Gas, Strom und Öl insgesamt die Lebenshaltungskosten.

Offiziell muss die angepasste Vorauszahlung schriftlich beim Mieter angekündigt werden. Als Vermieter sollten Sie bei diesem, für beide Seiten sensiblen Thema, zunächst das persönliche Gespräch mit dem Mieter suchen. Informieren Sie ihn über die höheren Preise des Energieversorgers und ab wann diese gelten. Legen Sie ihm für eine bessere Transparenz das Informationsschreiben in Kopie vor. Auf dieser Grundlage können Sie die zukünftige Abschlagszahlung besprechen.

Erörtern Sie bei dieser Gelegenheit auch Möglichkeiten zum Energiesparen. Dies kann im Einzelfall auch den Einbau eines Heizkamins oder das Abschalten der Gebäudebeleuchtung ab einer bestimmten Uhrzeit betreffen. Geben Sie Ihrem Mieter Tipps zur Einsparung und machen Sie sich selbst Gedanken, welche Möglichkeiten Sie als Vermieter haben.

TV-Anschlüsse nicht mehr umlagefähig

Das überarbeitete Telekommunikationsgesetz schließt die generelle Umlagefähigkeit eines Fernsehanschlusses als Betriebskosten aus. Auch gemeinschaftlich genutzte Satelliten-Anlagen können nun nicht mehr auf die Miete umgelegt werden.

Heizkostenverordnung – Fernablesbarkeit der Messgeräte

Seit dem 01.12.2021 gilt eine neue Heizkostenverordnung mit Auswirkungen auf die Nebenkostenabrechnung. Vermieter sind gegenüber Ihren Mietern mitteilungs- und informationspflichtig, wenn fernlesbare Messsysteme installiert wurden. Verbrauchszähler müssen sich zudem künftig mit Smart-Meter-Gateways und Systemen anderer Anbieter verbinden lassen.

Bis zum Jahr 2027 müssen sämtliche Messsysteme aufgerüstet oder erneuert werden. Hierdurch ändern sich auch die Angaben in der Nebenkostenabrechnung. Es müssen Vergleiche zum früheren Verbrauch und zum durchschnittlichen Verbrauch gezogen werden.

Referenzurteil: Wenn der Wärmezähler defekt ist

Es sollte zwar nicht vorkommen, ist aber immer mal wieder der Fall. Der Wärmezähler ist defekt. Das fällt oft erst zum Ende des Abrechnungszeitraums auf und ist für beide Mietparteien eine ungünstige Situation.

Damit der Vermieter nicht auf den hohen Kosten sitzen bleibt, werden Vergleichswohnungen zur Kostenschätzung herangezogen. Die Vergleichswohnungen müssen nicht innerhalb des gleichen Gebäudes liegen, sie sollten sich aber in der Heizart, Bauart und Größe möglichst nicht unterscheiden.