Ein Buch mit sieben Siegeln? Das gilt nicht für die Heizkostenabrechnung. Zugegeben, ein paar Punkte sollten Vermieter dringend bei der Erstellung beachten, denn die Abrechnung muss vor allem eins sein: nachvollziehbar. Der Mieter sollte seinen Energieverbrauch einschätzen und gegebenenfalls anpassen können. Außerdem gelten für die Heizkostenabrechnung bestimmte Fristen und formale Vorgaben. Die entscheidenden Punkte der Heizkostenabrechnung für private Vermieter inklusive einem Überblick zur aktuellen Heizkostenverordnung finden Sie hier.
Neu ab 2024
Zum 01.01.2024 tritt das überarbeitete Gebäudeenergiegesetz (GEG) in Kraft. So gelten im Jahr 2024 neue Regelungen für den Heizungstausch bzw. den Austausch alter Heizungen. Zudem gibt es Änderungen bei der Heizungsförderung.
Da seit dem 01.01.2023 die CO₂-Abgabe auf fossile Brennstoffe bei vermieteten Immobilien zwischen Vermietern und Mietern basierend auf einem Zehn-Stufen-Modell aufgeteilt wird, müssen Sie zudem Ihre Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2023 anpassen.
Punkt 1: Berücksichtigen Sie die aktuelle Heizkostenverordnung
Die Heizkostenverordnung V ist bereits seit 2009 in Kraft. Seitdem gab es einige Aktualisierungen. Die aktuelle Version gilt ab dem 01.12.2022. In der Heizkostenverordnung sind die Rechtsgrundlagen einer verbrauchsabhängigen Heizkosten- und Warmwasserabrechnung festgelegt.
Auch wenn Sie als privater Vermieter nicht den kompletten Inhalt der Verordnung kennen müssen – es gibt ein paar wichtige Änderungen. Ist die Heizkostenabrechnung inhaltlich und formell nicht korrekt, dann muss der Mieter nicht zahlen. Das Gleiche gilt für die jährliche Nebenkostenabrechnung.
Für private Vermieter sind vor allem die Anpassungen zum 01.12.2022 von Bedeutung:
Fernablesbare Messtechnik auch für Mietwohnungen
Seit Dezember 2021 muss bei Neubauten und Neuausstattungen ausschließlich fernablesbare Messtechnik installiert werden. Trifft dies auf Ihr Gebäude zu, dann müssen Sie Ihrem Mieter monatlich eine Verbrauchsinformation aushändigen. Diese Vorgabe besteht seit dem 01.01.2022.
Der Hintergrund: Die Kenntnis über das eigene Heizverhalten kann zu Sparmaßnahmen und einem angepassten Heizverhalten motivieren. Zusätzlich behalten sowohl Mieter als auch Vermieter den Energieverbrauch im Blick und werden nicht erst zur Jahresabrechnung mit den Verbrauchszahlen konfrontiert.
Seit dem 01.12.2022 muss die Messtechnik außerdem über eine Schnittstelle, ein sogenanntes Smart Meter Gateway (SMGW) verfügen. Hierüber können Verbrauchsdaten erfasst, verschlüsselt und versendet werden. Die Anbindung an ein passendes Kommunikationsnetz ist nicht verpflichtend, sie muss aber technisch möglich sein (§ 5 Absatz 2, Heizkosten V).
Pflicht zur verbrauchsabhängigen Heizkostenabrechnung
Heizkosten und Warmwasserkosten müssen verbrauchsabhängig abgerechnet werden (vgl. Novellierung der Heizkostenverordnung vom 24.11.2021, BGBl I. S. 4964). Es gelten die folgenden Vorgaben:
Diese Informationen müssen ab sofort der Heizkostenabrechnung beigefügt werden:
Die Heizkostenabrechnung muss zusätzlich zu den Verbrauchszahlen noch weitere Angaben enthalten:
Hier findet die Heizkostenverordnung keine Anwendung:
Ausnahmen gelten für Immobilien mit maximal zwei Wohneinheiten, wobei eine der beiden Wohnungen vom Vermieter selbst bewohnt werden muss. Wohnungen mit einem eigenen Heizsystem sind ebenfalls von der Heizkostenverordnung ausgenommen sowie an eine einzige Mietpartei vermietete Einfamilienhäuser.
Die aktuelle Novellierung der Heizkostenverordnung
Punkt 2: Die korrekte Heizkostenabrechnung nach Mieterwechsel
Mieter leisten im Rahmen der Nebenkosten jeden Monat einen Abschlag auf die Heizkosten. Der Abschlag richtet sich nach dem Verbrauch aus dem Vorjahr. Er wird neu berechnet, wenn die Nachzahlung oder die Gutschriften aus der Jahresabrechnung zu hoch ausfallen. Voraussetzung für eine Neuberechnung ist die fristgerechte Nebenkostenabrechnung. Diese muss zum Ende der Abrechnungsperiode erfolgen.
Die Abrechnungsperiode entspricht meistens einem Kalenderjahr. Bei einem unterjährigen Mieterwechsel können Sie als privater Vermieter vorher abrechnen. Das ist ratsam, wenn Sie die neue Anschrift Ihres Mieters nicht kennen oder dieser grundsätzlich schlecht erreichbar ist. Für die Abrechnung müssen die Zählerstände zum Auszugsdatum vorliegen.
Die Zwischenablesung muss bei unterjährigem Mieterwechsel immer stattfinden – auch dann, wenn Sie die Abrechnung erst zum neuen Jahr erstellen. So stellen Sie sicher, dass Ihr Mieter nur für die Verbrauchskosten aufkommen muss, die er selbst verursacht hat. Dies trifft auch auf Leerstände zu. Zeiträume zwischen zwei Mietverhältnissen sind aus der Abrechnung herauszurechnen. Bei einer unterjährigen Neuvermietung beginnt der Abrechnungszeitraum für das laufende Jahr mit dem Einzugsdatum.
Punkt 3: Diese Angaben muss die Heizkostenabrechnung für Ihre Mietwohnung enthalten
Die Heizkostenabrechnung ist ein Teil der Betriebskosten – es gelten formelle und inhaltliche Vorgaben. Als privater Vermieter sind Sie der direkte Vertragspartner Ihrer Mieter und für eine einwandfreie Heizkostenabrechnung verantwortlich.
Das gilt nicht, wenn Ihr Mieter einen Direktvertrag mit dem Energieversorger abgeschlossen hat. Zum Beispiel bei der Vermietung von Einfamilienhäusern oder gewerblich genutzten Gebäuden. Auch Nachtstromöfen oder Gasetagenheizungen werden meistens über Direktverträge abgerechnet.
Die Heizkostenabrechnung sollte diese Punkte enthalten:
Punkt 4: Diese Kosten in der Heizkostenabrechnung sind umlagefähig
Diese Kosten dürfen Sie auf die Miete umlegen:
Nicht umlagefähig sind die folgenden Aufwendungen:
Punkt 5: Das ist zu tun, wenn die Heizkostenabrechnung zu hoch, formell nicht richtig oder fehlerhaft ist
Vermieter sollten Fehler innerhalb der Heizkostenabrechnung nach Möglichkeit vermeiden. Der Mieter muss erst dann zahlen, wenn die Abrechnung korrekt ist und innerhalb der gesetzlichen Frist zugestellt wird. Die Heizkostenabrechnung muss immer schriftlich erfolgen und alle Angaben gemäß der Heizkostenverordnung enthalten. Achten Sie darauf, dass jeder Posten einzeln genannt wird. Der Mieter muss die Heizkostenabrechnung verstehen und nachvollziehen können.
Erstellen Sie als privater Vermieter die Abrechnung bereits kurz nach dem Ablesen, dann haben Sie ausreichend Zeit, Fehler zu korrigieren. Halten Sie sämtliche Belege und Originaldokumente griffbereit, falls Ihr Mieter diese einsehen möchte. Sie müssen auf Nachfrage alle Positionen der Heizkostenabrechnung kurzfristig belegen können. Natürlich können Sie die Belege auch in Kopie der Heizkostenabrechnung beifügen.
Vermieterwelt-Tipp
Die Heizkostenabrechnung gehört für private Vermieter zu den wichtigsten Aufgaben im Mietjahr. In Hinblick auf aktuelle Anpassungen in der Heizkostenverordnung sollten Sie die gesetzlichen Gegebenheiten immer im Blick behalten. Seit 2022 muss die Heizkostenabrechnung zusätzlich Daten zu den CO2-Emissionen, Vergleichszahlen eines Durchschnittsnutzers, den aktuellen Energiepreis und Vergleichszahlen zum Vorjahresverbrauch enthalten.
Die Abrechnungen sollen auf diese Weise transparenter und nachvollziehbar für den Mieter werden. Für Sie als Vermieter ist dies jedoch mit Mehraufwand verbunden. Erstellen Sie Ihre Heizkostenabrechnung nach Möglichkeit zeitnah, damit Sie nicht Gefahr laufen, wichtige Fristen nicht einzuhalten.
Auf Meine Vermieterwelt finden Sie hilfreiche Checklisten und Formulare für eine korrekte und lückenlose Heizkostenabrechnung. Laden Sie sich die kostenfreien Vordrucke für Ihre Anschreiben runter – das spart Zeit und Aufwand. Da wir unsere App kontinuierlich weiterentwickeln, sind Sie mit Meine Vermieterwelt immer auf dem aktuellen Stand.
[/alert]
FAQ
In Häusern mit mehreren Mietwohnungen ist ein Warmwasserzähler Pflicht. Neben Grundkosten, die sich auf die Wohnfläche beziehen, muss zwar ein gewisser Prozentsatz verbrauchsabhängig abgerechnet werden – es existieren jedoch Ausnahmen. Wird beispielsweise mit Erdwärme geheizt, kann der Verbrauch rein über die Quadratmeterzahl abgerechnet werden. In gewissen Grenzen ist es auch möglich, dass der Verbrauch geschätzt wird (Abrechnung nach Wohnfläche – § 556 a Abs. 1 Satz 1 BGB im Falle der Unmöglichkeit einer verbrauchsbezogenen Abrechnung). Weitere Ausnahmen und Vorgaben, auch für Gebäude mit nur einer Mieteinheit zusätzlich zur Wohnung des Vermieters, sind in der Heizkostenverordnung V geregelt.
Die Heizkostenabrechnung erfolgt anhand des festgelegten Abrechnungszeitraums. Dieser ist im Mietvertrag geregelt. Nach spätestens 12 Monaten müssen die Zählerstände abgelesen werden. Die Abrechnung muss anschließend innerhalb von weiteren 12 Monaten erstellt und dem Mieter zugestellt werden.
Die Heizkostenverordnung regelt in § 7 Absatz 2 die sogenannten Zusatzkosten. Diese beinhalten die Lieferkosten für Brennstoffe, die Kosten für den Betriebsstrom und die Bedienung, die Kosten für die Pflege der Heizungsanlage und Aufwendungen für die Reinigung von Heizanlage und Betriebsraum.
Die Zählerstände werden einmal pro Jahr, in der Regel zum Ende des Abrechnungszeitraums, abgelesen. Andere Regelungen gelten für fernablesbare Messgeräte, die ab 2027 für alle Gebäude Pflicht sind.
Hilft Ihnen dieser Beitrag in Ihrem Vermieteralltag?
Zugehörige Inhalte
Dokumente
Checkliste So optimieren Sie den Energieverbrauch Ihrer Objekte
Energetische Modernisierungen der Gebäude sind oft mit hohen Kosten verbunden – Energiesparen lässt sich aber auch ohne hohe Investitionskosten realisieren. Wir zeigen Ihnen in dieser zweiseitigen Checkliste beide Seiten. Schöpfen Sie anhand der Tipps alle Möglichkeiten aus, die Sie zusammen mit Ihren Mietern kurzfristig und einfach umsetzen können. Leiten Sie außerdem mittel- und langfristige Maßnahmen […]
Vorlage Ankündigung zur Heizkostenabrechnung
Die Heizkostenabrechnung ist Teil der Betriebskostenabrechnung und umfasst die Kosten, die durch die Wärmelieferung und Warmwasserlieferung entstehen bzw. durch den Verbrauch Ihres Mieters. Um eine fehlerhafte Abrechnung und womöglich damit verbundene durchzusetzende Nachzahlungsansprüche zu vermeiden, muss eine Abrechnung viele formelle und inhaltliche Bedingungen erfüllen.Die Besonderheit ist, dass anders als bei sonstigen Nebenkosten, wie zum Beispiel […]
Urteile
Heizkostenschätzung auch mit Vergleichswohnungen aus anderen Gebäuden zulässig
In einer Dachgeschosswohnung hatte schon beim Einzug der Mieterin der Wärmemengenzähler nicht funktioniert. Für die Heizkostenabrechnung schätzte der Vermieter den Verbrauch. Das darf er nach der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) grundsätzlich tun. […]