Nebenkostenabrechnung: Fristen im abrechnungsfähigen Zeitraum

Mieter von Nachzahlung befreit wenn Abrechnung zu spät erfolgt

Als Vermieter haben Sie als Frist zwölf Monate Zeit für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung. Im Klartext heißt dies beispielsweise: Für das Kalenderjahr 2021 müssen Sie bis spätestens 31.12.2022 die Abrechnung der Nebenkosten erstellen. Halten Sie als Vermieter diese Frist nicht ein, ist Ihr Mieter von einer Nachzahlung befreit. Jedoch ist der Vermieter bei verspäteter Abrechnung verpflichtet, eventuelles Guthaben an seinen Mieter auszuzahlen.

Alle Abrechnungsposten sammeln und dokumentieren

Im besten Fall haben Sie als Vermieter sämtliche Rechnungen und Belege für Nebenkosten Ihres Mieters abgeheftet. Die Tabellenkalkulation Excel bietet Ihnen eine Übersicht über alle Abrechnungsposten. Welche Nebenkosten auf Ihren Mieter umlagefähig sind, regelt der Mietvertrag.

Zu den denkbaren Abrechnungsposten zählen beispielsweise:

• • Abwasser
  • Bekämpfung von Schädlingen
  • Beleuchtung im Haus
  • Gartenpflege
  • Hausmeister
  • Hausreinigung
  • Heizkosten
  • Lift
  • Straßenreinigung
  • Warmwasser
  • Sonstige Betriebskosten

Abrechnungsfreie Jahr bestimmen

Als Abrechnungszeitraum gilt stets das abrechnungsfähige Jahr. Dieses zu bestimmen ist einfach. Denn der Zeitraum für die Abrechnung von Nebenkosten beträgt normalerweise ein Jahr. Vermerken Sie sich diese Zeitspanne im Idealfall direkt in Ihrer Exceltabelle. Sie können nur Nebenkosten abrechnen, die in diesem Jahr angefallen sind.

Nebenkosten nachvollziehbar darstellen

Nachdem Sie alles ordnungsgemäß erfasst und bestimmt haben, beginnen Sie mit dem Erstellen der Abrechnung. Vom Inhalt her sollte Ihre Abrechnung nachfolgende Punkte enthalten:

• • Den Zeitraum der Abrechnung.
  • Eine Spalte müssen Sie für die Gesamtkosten freihalten.
  • Sämtliche Verteilerschlüssel gehören direkt in die Abrechnung der Nebenkosten. Sie bedürfen zusätzlich einer Erläuterung. So ist dem Mieter sofort möglich zu erkennen, welcher Anteil der gesamten Kosten ihm zufällt. Ferner kann er besser erkennen, wie sich die Kosten ergeben.
  • Alle Berechnungen des Anteils müssen Sie als Vermieter beilegen. Kann der Mieter aus dem Verteiler nur unklar seinen Anteil erkennen? Dann ist die Abrechnung ungültig.
  • Vom Mieter geleistete Vorauszahlungen muss der Vermieter ebenso klar definieren.

Grundsätzlich sollten Sie als Vermieter auf eine nachvollziehbare Abrechnung bei Nebenkosten achten. Im besten Fall kann der Mieter mithilfe eines Taschenrechners problemlos alle Positionen nachprüfen.

Sonderfall Einfamilienhaus

Wenn Sie ein Einfamilienhaus vermieten, erstellen Sie nur für eine Mietpartei die Nebenkostenabrechnung. Deshalb benötigen Sie weder einen Umlageschlüssel noch eine Aufschlüsselung der gesamten Kosten. Mit weiteren Versorgungsunternehmen kann eine direkte Abrechnung verhandelt werden. So zahlt der Mieter Nebenkosten wie Wasser, Energie und Gas selbst an den Versorger.

Schnellstmögliche Zusendung der Nebenkostenabrechnung an den Mieter

Sobald Sie als Vermieter die Nebenkostenabrechnung fertiggestellt und erneut überprüft haben, senden Sie diese umgehend an Ihren Mieter. Es ist jedoch auch möglich, die Abrechnung Ihrem Mieter persönlich zu übergeben. Wichtig ist einzig ein rechtzeitiger Zugang binnen der Frist. Erreicht die Abrechnung den Mieter zu spät, übernimmt stets der Vermieter die Verantwortung. Das gilt auch dann, wenn die Post die Sendung verspätet zustellt.

Aus diesem Grund ist es ratsam, auf eine der nachfolgenden Varianten zurückzugreifen. Sie gewährleisten eine Dokumentation des pünktlichen Zugangs. Dabei handelt es sich beispielsweise um:

• • Versand mit der Post als Einwurf- oder Übergabeeinschreiben. Noch besser gelingt die fristgerechte Zustellung mittels Zustellungsurkunde. Bei dieser Variante lässt sich neben der Zustellung auch der Inhalt beweisen.
  • Persönliche Abgabe des Dokuments, wobei ein Bote oder Zeuge anwesend ist. Jener kann sich vom Inhalt überzeugen. Im Idealfall bestätigt der Mieter den Empfang.

Nebenkostenabrechnung durch den Vermieter – Fristüberschreitung

Was geschieht, wenn Sie als Vermieter die Frist für die Nebenkostenabrechnung nicht einhalten? In diesem Fall kann die Abrechnung verjähren. Die Frist für eine Verjährung liegt bei drei Jahren. Sie beginnt mit dem Ende der Abrechnungsfrist.

Hat der Vermieter Anspruch auf Nachzahlungen, gilt auch hier eine Frist zur Verjährung von drei Jahren. Dabei beginnt diese mit dem Jahresende, in welchem der Anspruch besteht. Einen Anspruch auf Nachzahlung haben Sie als Vermieter erst, nachdem Sie die wirkungsvolle Nebenkostenabrechnung erteilt haben.

Nebenkostenabrechnung und Steuer

Steuerrechtlich muss der Vermieter Nebenkosten in seiner Steuererklärung erfassen. Dies geschieht in Anlage V der Einkommensteuererklärung und wird als Mieteinnahme erfasst. Mietzahlungen müssen stets in dem Jahr eingetragen werden, in welchem sie dem Konto des Vermieters gutgeschrieben wurden. Insofern es auf Basis der Abrechnung von Nebenkosten zu einem Guthaben für Mieter kommt, ist er zur Minderung seiner Mieteinnahmen in Anlage V verpflichtet.

Vermieterwechsel richtig umsetzen

Hier stellt sich die Frage, wann der Vermieterwechsel stattgefunden hat. Einfluss auf die Erstellung der Nebenkostenabrechnung hat die Eintragung des Wechsels im Grundbuch. Die sogenannte Auflassungsvormerkung ist unzureichend. Ausschließlich das Datum des Erwerber-Eintrags „in Abteilung I“ vom Grundbuch ist entscheidend.

Sobald der Vermieterwechsel offiziell vollzogen ist, übernimmt der neue Vermieter alle Pflichten und Rechte des einstigen Vermieters. Demnach ist der neue Vermieter verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung für das laufende Jahr zu erstellen.

Beispiel für den Abrechnungszeitraum vom 01.01.2021 bis 31.12.2021: Der neue Vermieter trägt sich im Grundbuch am 20.09.2021 ein. Demzufolge ist er verpflichtet, die Abrechnung für das Jahr 2021 vorzunehmen.