Zahlungsausfälle: Wenn der Mieter die Nebenkosten nicht zahlt

Nachforderungen der Nebenkosten: Kurzfristige Zahlung legitim

Auch schon vor der Energiekrise hatten Vermieter mit Zahlungsausfällen zu tun. Die Nebenkosten richten sich größtenteils nach dem individuellen Verbrauch, je nach Saison und persönlicher Strom- und Energienutzung kann dieser sehr hoch sein.

In der jährlichen Nebenkostenabrechnung werden die tatsächlichen Kosten den Vorauszahlungen gegenübergestellt – eine Abrechnung, vor der sich viele Mieter fürchten. Nachforderungen sind dann kurzfristig fällig. Nicht nur das, zusätzlich folgt bei hohen Nachzahlungen ein angepasster monatlicher Abschlag. Schließlich gilt es, im Folgejahr einen zu hohen Betrag zu vermeiden – auch im Interesse des Mieters.

Nach Zugang der Nebenkostenabrechnung haben Mieter einen Monat Zeit, diese zu prüfen und die Forderung auszugleichen. Nach § 286 Absatz 3 BGB tritt mit Ablauf einer 30-Tage-Frist Zahlungsverzug ein. Diesen Hinweis sollte die Nebenkostenabrechnung möglichst enthalten.

Bei Zahlungsausfall das Gespräch suchen

Als privater Vermieter sollten Sie zunächst Ruhe bewahren, wenn die Nebenkosten nicht fristgemäß auf Ihrem Konto eingehen. Vielleicht hat Ihr Mieter tatsächlich vergessen, den Betrag rechtzeitig zu überweisen. Besteht das Mietverhältnis schon länger, dann können Sie den Zahlungsausfall vielleicht einschätzen und die Angelegenheit in einem kurzen Telefonat klären. Unter Umständen liegen Fehler in der Abrechnung vor und Ihr Mieter hat versäumt, sich bei Ihnen zu melden. Diese können Sie dann zeitnah korrigieren. Leider lässt sich der Zahlungsverzug nur selten so einfach aufklären.

Oft ist es Mietern unangenehm, wenn Sie Ihre Nebenkostenabrechnung nicht fristgemäß zahlen können. Finanzielle Probleme sind oft mit Scham behaftet. Manchmal weichen Mieter Nachfragen aus und bringen Scheinargumente vor. Hier kommt es zum einen auf Ihr persönliches Verhältnis zum Mieter an und zum anderen auf Ihre Diplomatie.

Manchmal können Sie so aber kosten- und zeitintensive Mahnverfahren vermeiden. Ist der Mieter vorübergehend nicht zahlungsfähig, dann liegt es in Ihrem Ermessen, ob Sie ihm eine verlängerte Zahlungsfrist einräumen. Falls Sie ihn bisher als zuverlässigen Mieter kannten, der seinen Zahlungsverpflichtungen nachgekommen ist, können Sie ihm auch eine Ratenzahlung anbieten.

Ganz gleich, welche Vereinbarungen Sie treffen, halten Sie diese schriftlich fest. Tragen Sie bei einer Fristverlängerung den genauen Stichtag ein. So vermeiden Sie Missverständnisse und können sich jederzeit auf die Vereinbarung berufen. Das spielt vor allem dann eine Rolle, wenn es zu einem Mahnverfahren kommt.

Auf fehlerfreie Nebenkostenabrechnung und Fristen achten

Wenn Sie sich unsicher sind, ob Ihr Mieter zuverlässig zahlt, lassen Sie sich den Empfang der Nebenkostenabrechnung formlos bestätigen. Das geht auch per E-Mail. Zahlungserinnerungen oder Mahnung sollten Sie allerdings immer schriftlich per Einschreiben oder Boten versenden. Sie sind dann auf der sicheren Seite, sollte es doch zu Rechtsstreitigkeiten kommen. Die Abrechnung muss inhaltlich und formal korrekt sein, denn nur dann ist der Mieter zur Zahlung verpflichtet.

Anders sieht es bei Abrechnungsfehlern aus. Diese müssen innerhalb der gesetzlichen Frist korrigiert werden. Erstellen Sie die Abrechnung zeitnah nach dem Ablesen der Zählerstände, dann ist hierfür ausreichend Zeit. Können Sie Fehler ausschließen, dann bleibt nach einer Nachfrage beim Mieter nur noch die Mahnung.

Nutzen Sie unsere Excel-Vorlage für die jährliche Auflistung der umlagefähigen Betriebskosten und verbrauchsbezogenen Ausgaben Ihrer Mieter, um in wenigen Schritten eine übersichtliche Auflistung einer Wohneinheit bezogen auf die Größe einzusehen. So sind Sie für die Kommunikation mit Ihren Mietern gut vorbereitet, dokumentieren noch einmal alle Informationen und stimmen die nächsten Schritte ab.

Bei andauerndem Zahlungsverzug mahnen

Achten Sie bereits bei Ihrem Anschreiben zur Nebenkostenabrechnung auf die folgenden Punkte:

1. Das Zustelldatum der Abrechnung sollte bekannt und nachweisbar sein.
2. Setzen Sie ein genaues Datum als Zahlungsziel. Berücksichtigen Sie hierbei die 30-tägige Frist zur Prüfung der Rechnung.
3. Die Abrechnung enthält einen Hinweis, der den Mieter mit Ablauf der gesetzlichen Zahlungsfrist automatisch in Zahlungsverzug setzt. Eine weitere Mahnung ist damit nicht mehr notwendig.

Fehlt der Passus zum automatischen Zahlungsverzug nach § 286 Absatz 3 BGB, dann ist eine gesonderte Mahnung erforderlich. Zahlt der Mieter weiterhin nicht, können Sie frei entscheiden, ob Sie zunächst weiter mahnen oder direkt einen Rechtsanwalt beauftragen. Sie können in der Mahnung darauf hinweisen, dass Sie bei anhaltendem Zahlungsverzug in Erwägung ziehen, das Mietverhältnis zu kündigen. Die Kündigung ist unter Umständen auch fristlos möglich.

Bei Zahlungsausfall dem Mieter kündigen?

Die Nebenkosten gehören zur Gesamtmiete. Der Mieter ist also zur Zahlung verpflichtet. Ist keine Einigung möglich, dann kann das Fortsetzen des Mietverhältnisses für den Vermieter unzumutbar sein – somit ist eine Kündigung möglich. Hier ist zwischen einer ordentlichen, fristgemäßen Kündigung und einer fristlosen Kündigung zu unterscheiden. Für eine fristgemäße Kündigung reicht ein wichtiger Grund aus.

Eine fristlose (außerordentliche) Kündigung des Mietverhältnisses ist möglich:

• • wenn der Mieter mit Nebenkostennachzahlungen in einen Rückstand gerät, der mehr als die Höhe einer Monatsmiete ausmacht.
  • nach erfolgter Interessenabwägung durch das Gericht.
  • nach erfolgloser Abmahnung.

Die Abmahnung ist eine wichtige Voraussetzung für die fristlose Kündigung. Sie sollte die folgenden Passagen beinhalten:

• • Das Fehlverhalten des Mieters, in diesem Fall der Zahlungsverzug, muss benannt werden. Der ausstehende Betrag ist anzugeben, ebenso das Datum.
  • Die Abmahnung sollte eine angemessene Zahlungsfrist enthalten.
  • Eine fristlose Kündigung kann angedroht werden, rechtlich erforderlich ist die Androhung nicht.
  • Die Abmahnung sollte schriftlich und mindestens per Einwurfeinschreiben dem Mieter zugestellt werden.

Klagen als letzte Möglichkeit

Zahlt der Mieter auch nach erfolgter Abmahnung nicht, dann bleibt Vermietern meist keine andere Wahl, als den ausstehenden Betrag einzuklagen. Für Klagen, die zu den sogenannten Wohnraummietsachen zählen, ist das Amtsgericht zuständig, in dessen Einzugsgebiet die Mietwohnung liegt.

Ein Anwalt ist nicht zwingend erforderlich, wir raten allerdings dazu, dass Sie sich rechtlich beraten lassen. Wenn Sie sich unsicher sind, ob das in Ihrem Fall Sinn macht, dann wenden Sie sich gerne an die Rechtsexperten von Vermieterwelt. Nutzen Sie hierzu das Kontaktformular E-Mail oder rufen Sie einfach an.

Anhaltender Zahlungsausfall ist mit erheblichen Kosten verbunden, als privater Vermieter haben Sie Anspruch auf Verzugszinsen.