Warum die Frist so entscheidend ist

Die Nebenkostenabrechnung ist Pflicht – doch sie ist auch an strenge Fristen gebunden. Nach § 556 Abs. 3 BGB haben Vermieter genau 12 Monate Zeit, die Abrechnung dem Mieter zuzustellen.

Wird diese Frist überschritten, sind Nachforderungen endgültig ausgeschlossen. Ein Guthaben des Mieters muss dagegen auch nach Fristablauf ausgezahlt werden.

Die gesetzliche 12-Monatsfrist

Die Abrechnungsfrist beginnt mit dem Ende des Abrechnungszeitraums. In der Regel läuft dieser vom 01.01. bis 31.12. eines Jahres.

Beispiel:

  • Abrechnungszeitraum: 01.01.2024 – 31.12.2024
  • Späteste Zustellung: 31.12.2025

Wichtig: Maßgeblich ist der Zugang beim Mieter – nicht das Erstellungs- oder Absendedatum.

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Typische Fehler, die Vermieter vermeiden sollten

  • Abrechnung zwar erstellt, aber nicht zugestellt – ohne Zugang keine Wirksamkeit
  • Falscher Abrechnungszeitraum – mehr als 12 Monate sind unzulässig
  • Unvollständige Abrechnung – z. B. ohne Verteilerschlüssel oder Rechenweg
  • Auf Kulanz setzen – Nachforderungen sind nach Fristablauf rechtlich ausgeschlossen

Gibt es Ausnahmen?

Nachforderungen sind nur dann noch möglich, wenn der Vermieter die Verspätung nicht selbst verschuldet hat. Beispiele:

  • verspätete Abrechnung durch Heizkosten- oder Messdienste
  • fehlende Unterlagen der Hausverwaltung
  • außergewöhnliche Ereignisse (z. B. Naturkatastrophen)

Aber: Die Beweislast liegt beim Vermieter. Ohne lückenlose Dokumentation ist eine Berufung auf Ausnahmen kaum möglich.

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FAQ – Häufige Fragen zur Abrechnungsfrist


Nachforderungen sind ausgeschlossen. Nur ein Guthaben zugunsten des Mieters muss ausgezahlt werden.

Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht das Versanddatum. Am besten mit Zustellnachweis arbeiten.

Ja, Sie können abrechnen – aber Nachforderungen sind unwirksam. Nur ein Guthaben wird fällig.

Ja, wenn die Verzögerung durch Dritte oder höhere Gewalt entstanden ist. Aber: Sie als Vermieter müssen das belegen können.

Ja, die Frist läuft unabhängig davon. Der jeweils aktuelle Vermieter ist zur Abrechnung verpflichtet.

Fazit: Wer zu spät kommt, verliert 

Die 12-Monatsfrist ist für Vermieter verbindlich. Wer zu spät abrechnet, riskiert nicht nur rechtliche Auseinandersetzungen, sondern verliert vor allem das Recht auf Nachforderungen. Nur Guthaben zugunsten des Mieters bleiben bestehen.

Unsere Empfehlung: Fristen konsequent im Blick behalten und Abrechnungen frühzeitig erstellen.