1. Vermieterbescheinigung, Wohnungsgeberbestätigung, Vermieterbestätigung: dasselbe Dokument?

Ja. „Vermieterbescheinigung“, „Vermieterbestätigung“, „Wohnungsgeberbescheinigung“ und „Wohnungsgeberbestätigung“ bezeichnen alle dasselbe Dokument (PDF). Der offizielle Begriff im Bundesmeldegesetz lautet „Bestätigung des Wohnungsgebers“ (§ 19 BMG). Die anderen Namen sind umgangssprachliche oder ältere Bezeichnungen. Rechtlich besteht aber kein Unterschied.

Die Begriffsvielfalt sorgt regelmäßig für Verunsicherung, weil je nach Bundesland, Meldeamt und Vorlage ein anderer Name auftaucht. Wichtig für Sie: Egal, welcher Begriff auf einem Formular steht, solange die Pflichtangaben nach § 19 BMG enthalten sind, ist das Dokument gültig. Der Gesetzgeber schreibt kein bestimmtes Formular vor, nur den Inhalt.

Ein Detail zur Einordnung: Die Bezeichnung „Wohnungsgeber“ ist präziser als „Vermieter“, weil auch jemand die Bestätigung ausstellen muss, der gar nicht klassisch vermietet. Etwa ein Eigentümer, der selbst einzieht, oder ein Hauptmieter, der untervermietet. Dazu mehr in den Sonderfällen.

2. Wann Sie als Vermieter eine Bescheinigung ausstellen müssen

Sie müssen die Vermieterbescheinigung PDF immer dann ausstellen, wenn ein Mieter bei Ihnen einzieht und sich beim Einwohnermeldeamt anmeldet oder ummeldet. Der Mieter hat dafür zwei Wochen ab Einzug Zeit. Die Bescheinigung muss ihm also rechtzeitig vorliegen. Beim reinen Auszug ist heute keine Bestätigung mehr nötig.

Seit November 2015 gilt bundesweit einheitlich: Ohne die Bestätigung des Wohnungsgebers kann sich niemand ummelden. Damit hat der Gesetzgeber Scheinanmeldungen einen Riegel vorgeschoben. Für Sie bedeutet das eine aktive Pflicht. Der Mieter kann seiner eigenen Meldepflicht nur nachkommen, wenn Sie mitwirken.

Eine Ausnahme, die oft übersehen wird: Zieht Ihr Mieter dauerhaft ins Ausland und meldet sich in Deutschland vollständig ab, brauchen Sie ausnahmsweise doch eine Auszugsbestätigung. Bei einem gewöhnlichen Umzug innerhalb Deutschlands entfällt die Auszugsbestätigung dagegen seit 2016. Hier hat sich die Rechtslage geändert, ältere Vorlagen mit Auszugsfeld sind überholt.

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3. Diese Pflichtangaben gehören hinein

Eine gültige Vermieterbescheinigung (PDF) muss nach § 19 BMG enthalten: Name und Anschrift des Wohnungsgebers, die Anschrift der bezogenen Wohnung, das Einzugsdatum, die Namen aller einziehenden meldepflichtigen Personen sowie die Unterschrift des Wohnungsgebers oder einer beauftragten Person. Fehlt eine dieser Angaben, kann das Meldeamt die Bescheinigung zurückweisen.

Im Detail und mit dem Praxishintergrund, warum jede Angabe zählt:

  • Wohnungsgeber (Name + Anschrift): Wer die Wohnung überlässt. Sind Sie nur Verwalter oder Hauptmieter, gehört zusätzlich der Eigentümer hinein.
  • Anschrift der Wohnung: Die tatsächlich bezogene Adresse inklusive Etage/Lage, wenn nötig zur eindeutigen Zuordnung.
  • Einzugsdatum: Das reale Datum des Einzugs, nicht das Datum des Mietvertragsbeginns. Die beiden können auseinanderfallen.
  • Alle meldepflichtigen Personen: Eine Bescheinigung kann mehrere Personen umfassen (etwa eine Familie). Vergessen Sie niemanden, der tatsächlich einzieht.
  • Unterschrift: Ohne Unterschrift ist das Dokument wertlos. Bei Beauftragung (z. B. Hausverwaltung) unterschreibt die beauftragte Person.

Das Geburtsdatum der Mieter ist keine Pflichtangabe, hilft dem Amt aber, Verwechslungen bei Namensgleichheit zu vermeiden.

4. PDF-Vorlage: ausfüllbar, beschreibbar oder zum Ausdrucken?

Es gibt drei PDF-Varianten: ein reines Ausdruck-PDF (Sie füllen es handschriftlich aus), ein beschreibbares bzw. ausfüllbares PDF mit Formularfeldern (Sie tippen direkt am Bildschirm) und ausgefüllte Vorlagen zum Anpassen. Für die Meldebehörde zählt am Ende der Inhalt und die Unterschrift,  nicht, ob getippt oder handschriftlich.

Diese Unterscheidung ist der Punkt, an dem viele Suchende landen und selten eine klare Antwort finden:

  • Ein ausfüllbares PDF hat interaktive Formularfelder. Sie öffnen es im PDF-Reader, tippen die Daten ein, drucken es aus und unterschreiben. Am komfortabelsten, wenn Sie mehrere Bescheinigungen im Jahr ausstellen.
  • Ein beschreibbares PDF meint dasselbe, der Begriff wird synonym verwendet.
  • Ein einfaches Ausdruck-PDF ohne Felder ist völlig ausreichend, wenn Sie ohnehin von Hand ausfüllen.

Wichtig zur digitalen Unterschrift: Für die klassische Anmeldung am Schalter verlangen die meisten Ämter weiterhin eine eigenhändige Unterschrift auf Papier. Eine getippte Bescheinigung ist erlaubt, muss aber unterschrieben werden. Rein digital funktioniert nur der separate elektronische Meldeweg (siehe Abschnitt 6).

5. Schritt für Schritt: Bescheinigung korrekt erstellen

  1. Vorlage herunterladen und öffnen (ausfüllbares PDF oder zum Ausdrucken)
  2. Ihre Daten als Wohnungsgeber eintragen (bei abweichendem Eigentümer diesen ergänzen)
  3. Wohnungsadresse und Einzugsdatum eintragen (reales Einzugsdatum verwenden).
  4. Alle einziehenden Personen namentlich aufführen.
  5. Unterschreiben (handschriftlich, mit Ort und Datum).
  6. An den Mieter übergeben, damit dieser sie fristgerecht beim Meldeamt vorlegt.

Ein praktischer Tipp, den kaum jemand nennt: Lassen Sie sich die Übergabe kurz quittieren oder senden Sie die Bescheinigung nachweisbar (z. B. per E-Mail mit Anhang zusätzlich zum Original). So können Sie im Streitfall belegen, dass Sie Ihrer Mitwirkungspflicht rechtzeitig nachgekommen sind.

6. Elektronisch ans Meldeamt: das digitale Zuordnungsmerkmal

Vermieter können den Einzug auch elektronisch direkt an die Meldebehörde übermitteln, statt dem Mieter ein Papierdokument zu geben. Dafür teilt das Meldeamt dem Wohnungsgeber ein sogenanntes Zuordnungsmerkmal mit, das er dem Mieter weitergibt. Voraussetzung ist, dass die jeweilige Gemeinde diesen digitalen Weg anbietet, flächendeckend ist er allerdings noch nicht.

Dieser in § 19 BMG vorgesehene elektronische Weg ist praktisch, wenn Sie viele Einheiten verwalten. In der Realität bieten bislang nur einzelne Kommunen die vollständige elektronische Übermittlung an. Erkundigen Sie sich beim zuständigen Meldeamt, ob der digitale Weg dort schon möglich ist, ansonsten bleibt die Papierbescheinigung der Standard.

7. Die häufigsten Fehler und wie Sie sie vermeiden

Die meisten Probleme entstehen nicht beim Formular, sondern bei der Handhabung:

  • Zu spät ausgestellt: Der Mieter hat nur zwei Wochen. Stellen Sie die Bescheinigung am besten direkt zur Schlüsselübergabe aus.
  • Mietvertrag als Ersatz angenommen: Der Mietvertrag ersetzt die Bescheinigung nicht, ihm fehlen die geforderten Angaben.
  • Nicht alle Personen eingetragen: Zieht die Familie ein, müssen alle meldepflichtigen Personen genannt sein.
  • Eigentümer und Wohnungsgeber verwechselt: Bei Verwaltung oder Untermiete gehören beide hinein.
  • Unterschrift vergessen: Ohne Unterschrift ungültig.
  • Falsches Datum: Einzugsdatum ≠ Mietbeginn.
  • Wohnung bestätigt ohne echten Bezug: Das ist keine Formalie, sondern kann als Scheinanmeldung mit empfindlichem Bußgeld geahndet werden.

Hier können Sie die Vermieterbescheinigung als Vordruck (PDF) kostenlos herunterladen.

8. Sonderfälle: Untermiete, Eigennutzung, mehrere Personen

  • Untervermietung: Der Hauptmieter ist der Wohnungsgeber und stellt die Bescheinigung aus. Er sollte die Untervermietungserlaubnis nachweisen können.
  • Eigennutzung: Ziehen Sie selbst in Ihre eigene Immobilie, sind Sie zugleich Wohnungsgeber und stellen die Bestätigung für sich selbst aus. Klingt kurios, ist aber vorgeschrieben.
  • Partner/Familie ohne eigenen Mietvertrag: Zieht jemand ein, der nicht im Mietvertrag steht, gilt der Hauptmieter als Wohnungsgeber für diese Person.
  • Mehrere Personen: Eine einzige Bescheinigung kann alle gemeinsam Einziehenden abdecken.

9. Für Mieter: Was tun, wenn der Vermieter nicht ausstellt?

Falls Sie als Mieter hier gelandet sind: Ihr Vermieter ist gesetzlich verpflichtet, Ihnen die Bescheinigung auszustellen. Weigert er sich, weisen Sie ihn freundlich auf § 19 BMG hin. Kommt er weiterhin nicht nach, informieren Sie das Einwohnermeldeamt. Es kann ein Bußgeldverfahren einleiten, und Sie sind selbst vor Konsequenzen geschützt, wenn Sie das Fehlen unverzüglich melden. Eine Gebühr darf der Vermieter für die Ausstellung nicht verlangen.

10. Abgrenzung: Meldebescheinigung ist nicht dasselbe

Die Meldebescheinigung wird vom Einwohnermeldeamt ausgestellt und bestätigt, wo eine Person gemeldet ist. Die Vermieterbescheinigung (PDF) stellt dagegen der Vermieter aus und bestätigt den Einzug. Beide Dokumente werden häufig verwechselt, haben aber unterschiedliche Aussteller und Zwecke.

Wenn Sie also nach einem kostenlosen Meldebescheinigung Formular als PDF suchen, um es selbst auszufüllen: Das gibt es in dieser Form nicht. Die Meldebescheinigung beantragen Sie beim Amt. Als Vermieter brauchen Sie die Wohnungsgeberbestätigung, als Nachweis des eigenen Wohnsitzes brauchen Sie (als Privatperson) die Meldebescheinigung vom Amt.

11. Häufige Fragen (FAQ)

Ja. Seit November 2015 sind Wohnungsgeber nach § 19 BMG verpflichtet, den Einzug schriftlich zu bestätigen, damit sich der Mieter anmelden kann.

Nein. Es handelt sich um eine gesetzliche Mitwirkungspflicht, für die keine Gebühr erhoben werden darf.

Der Mieter muss sich innerhalb von zwei Wochen nach Einzug ummelden. Die Bescheinigung muss ihm dafür rechtzeitig vorliegen.

Nein. Der Mietvertrag enthält nicht alle nach § 19 BMG geforderten Angaben und ersetzt die Bescheinigung nicht.

Bei einem Umzug innerhalb Deutschlands nein. Nur beim vollständigen Wegzug ins Ausland ist eine Auszugsbestätigung erforderlich.

Nein. Eine Bescheinigung kann alle gemeinsam einziehenden Personen aufführen.

Wer wissentlich einen Einzug bestätigt, der nicht stattfindet (Scheinanmeldung), begeht eine Ordnungswidrigkeit, die mit einem hohen Bußgeld geahndet werden kann.

Ja, über den elektronischen Meldeweg mit Zuordnungsmerkmal (sofern die Gemeinde ihn anbietet). Für die Anmeldung am Schalter wird meist das unterschriebene Original verlangt.

12. Fazit

Die Vermieterbescheinigung PDF ist für Vermieter bei jedem meldepflichtigen Einzug gesetzlich vorgeschrieben. Mit einer aktuellen, rechtssicheren Vorlage erfüllen Sie Ihre Pflichten nach § 19 BMG schnell und vermeiden unnötige Fehler oder Bußgelder. Laden Sie die kostenlose PDF herunter, füllen Sie sie vollständig aus und übergeben Sie sie Ihrem Mieter rechtzeitig vor der Anmeldung beim Einwohnermeldeamt.