Warum eine saubere Trennung entscheidend ist

Die Nebenkostenabrechnung ist oft Anlass für Diskussionen – vor allem, wenn Kosten enthalten sind, die nicht umlagefähig sind. Selbst wenn die Abrechnung formal korrekt aussieht: Eine einzige unzulässige Position kann die gesamte Abrechnung angreifbar machen.

Für Vermieter gilt deshalb: Nur die Betriebskosten im Sinne des § 1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) dürfen umgelegt werden. Alles andere bleibt Ihre Sache.

Was sind umlagefähige Nebenkosten?

Laut § 1 BetrKV sind Betriebskosten alle laufenden Kosten, die dem Eigentümer durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes oder des Grundstücks entstehen. Diese Kosten dürfen – bei vertraglicher Vereinbarung – auf den Mieter umgelegt werden:

  • Heizung & Warmwasser (Brennstoffe, Wartung, Ablesung)
  • Wasser & Abwasser (Frischwasser, Entwässerung, Grundgebühren)
  • Müllentsorgung (Abfuhr, Tonnenbereitstellung, Gebühren)
  • Straßenreinigung & Winterdienst (kommunal oder über Dienstleister)
  • Hausmeisterkosten, sofern Tätigkeiten wie Reinigung, Pflege oder Überwachung abgerechnet werden
  • Aufzugskosten (Betrieb, Wartung, Notrufsystem)
  • Gebäudeversicherung (z. B. Wohngebäude- oder Haftpflichtversicherung)
  • Gartenpflege (laufende Pflege, nicht aber Neuanlage)
  • Beleuchtung von Hausflur, Keller, Treppenhaus und Außenbereich
  • Ungezieferbekämpfung, wenn sie turnusmäßig erfolgt

Wichtig: Die Umlage ist nur zulässig, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart ist.

Was gehört nicht zu den umlagefähigen Nebenkosten?

Kosten, die nicht laufend anfallen oder keinen Bezug zur Nutzung des Objekts haben, dürfen nicht umgelegt werden – auch nicht mit Zustimmung des Mieters. Dazu zählen:

  • Verwaltungskosten (z. B. Buchhaltung, Bankgebühren, Mietverwaltung)
  • Instandhaltungs- und Reparaturkosten (z. B. defekte Heizung, Rohrbruch)
  • Rechtsschutz- oder Hausverwalterhaftpflichtversicherung
  • Rücklagenzuführungen für künftige Investitionen
  • Modernisierungen (nur bei separater Mieterhöhung nach § 559 BGB)

Tipp: Grenzfälle fachlich prüfen lassen

Unsicherheiten gibt es häufig bei sogenannten Mischkosten – etwa beim Hausmeister, der sowohl Gartenpflege übernimmt (umlagefähig), als auch Reparaturen durchführt (nicht umlagefähig). Hier ist eine exakte Aufschlüsselung erforderlich.

Schon eine falsch zugeordnete Position kann zu Rückforderungen führen – oder zur kompletten Zurückweisung der Abrechnung.

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Häufige Fehler in der Praxis

  • Nicht getrennte Mischkosten
    → Hausmeister, der auch Reparaturen durchführt, muss aufgeteilt werden.
  • Verspätete Abrechnung
    → Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach ist keine Nachforderung mehr möglich.
  • Unklare Umlageschlüssel
    → Der Verteilerschlüssel (z. B. nach Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch) muss im Mietvertrag geregelt und einheitlich angewendet werden.

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FAQ – Häufige Fragen zur Umlagefähigkeit von Nebenkosten


Ja – ohne vertragliche Vereinbarung darf keine Betriebskostenumlage erfolgen.

Nein – Verwaltungskosten sind grundsätzlich nicht umlagefähig, auch nicht mit Zustimmung.

Der Mieter kann die Positionen kürzen oder zurückfordern. Im Extremfall kann die gesamte Abrechnung unwirksam werden.

Durch nachvollziehbare, belegbare Aufteilung – z. B. nach Tätigkeitsberichten oder anteiliger Zeitrechnung. Pauschale Schätzungen genügen nicht.

Fazit: Nur klare Trennung schützt vor Rückforderungen

Eine rechtssichere Nebenkostenabrechnung beginnt mit der korrekten Abgrenzung zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten. Wer die Regeln der BetrKV kennt, kann klar und transparent abrechnen – und vermeidet Diskussionen sowie rechtliche Risiken.

Nutzen Sie unterstützende Tools oder eine fachliche Prüfung, um Unsicherheiten zu vermeiden.

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