Zwei Fälle, zwei Fristen: Prüfen Sie zuerst Ihren Mietvertrag

Bevor Sie über Fristen nachdenken, schauen Sie in den Mietvertrag. Dort steht, welche Art der Umlage Sie vereinbart haben und davon hängt alles Weitere ab:

Nebenkostenpauschale Nebenkostenvorauszahlung
Im Vertrag steht … „Pauschale“, „inklusive Nebenkosten“, fester Betrag ohne Abrechnung „Vorauszahlung“, „zzgl. Vorauszahlung auf Betriebskosten“
Jährliche Abrechnung? Nein Ja, gesetzlich verpflichtend
Rechtsgrundlage Erhöhung § 560 Abs. 1, 2 BGB § 560 Abs. 4 BGB
Wann wird die Erhöhung wirksam? Beginn des übernächsten Monats nach Zugang Ab nächster Fälligkeit nach der Abrechnung
Voraussetzung Im Vertrag vereinbart + Begründung Vorherige ordnungsgemäße Abrechnung

Die meisten unbefristeten Wohnraummietverträge enthalten eine Vorauszahlung. Das ist der häufigste Fall. Trotzdem lohnt der Blick: Eine Pauschale folgt völlig anderen Regeln.

Fall 1: Frist bei der Nebenkostenpauschale (§ 560 BGB)

Bei einer Pauschale zahlt Ihr Mieter einen festen monatlichen Betrag – ohne jährliche Abrechnung. Eine Erhöhung ist nur möglich, wenn zwei Dinge zusammenkommen:

  1. Der Mietvertrag erlaubt die Anpassung der Pauschale ausdrücklich.
  2. Sie begründen die Erhöhung in Textform und benennen den konkreten Grund (§ 560 Abs. 1 BGB).

Die Frist: Beginn des übernächsten Monats

Hier kommt der häufigste Irrtum ins Spiel. Die Erhöhung wird nicht sofort und auch nicht „nach drei Monaten“ wirksam, sondern mit Beginn des übernächsten Monats nach Zugang Ihrer Erklärung (§ 560 Abs. 2 BGB).

Merksatz: Zugang im laufenden Monat → erhöhte Zahlung ab dem zweiten Monat danach.

Sonderfall: rückwirkende Kostensteigerung

Beruht die Erhöhung darauf, dass sich Ihre Kosten rückwirkend erhöht haben (z. B. eine rückwirkend festgesetzte Grundsteuer), dürfen Sie unter Umständen rückwirkend umlegen höchstens bis zum Beginn des vorausgehenden Kalenderjahres. Voraussetzung: Sie geben die Erklärung innerhalb von drei Monaten ab, nachdem Sie von der Kostensteigerung erfahren haben (§ 560 Abs. 2 Satz 2 BGB).

Fall 2: Nebenkostenerhöhung Frist bei der Vorauszahlung (§ 560 Abs. 4 BGB)

Dies ist der Standardfall. Ihr Mieter zahlt monatlich einen Abschlag, und Sie rechnen einmal jährlich ab. Eine Erhöhung der Vorauszahlung ist nur nach einer ordnungsgemäßen Abrechnung zulässig und nicht einfach so „zwischendurch“.

Die zwei Fristen, die hier zusammenspielen

1. Die Abrechnungsfrist: 12 Monate (§ 556 Abs. 3 BGB)

Sie müssen Ihrem Mieter die Nebenkostenabrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zukommen lassen.

Versäumen Sie diese Frist, verlieren Sie Ihren Anspruch auf eine Nachzahlung für dieses Jahr (Guthaben müssen Sie dem Mieter dennoch auszahlen). Wichtig für Sie: Die Vorauszahlung für die Zukunft dürfen Sie trotzdem anpassen, sobald eine korrekte Abrechnung vorliegt.

2. Die Wirksamkeit der Erhöhung: ab nächster Fälligkeit

Liegt eine inhaltlich korrekte Abrechnung vor, können Sie die Vorauszahlung per Erklärung in Textform anpassen. Der erhöhte Betrag ist dann mit der nächsten Fälligkeit der Miete geschuldet. Eine Zustimmung des Mieters brauchen Sie nicht.

So berechnen Sie die neue Vorauszahlung richtig und fair

Die neue monatliche Vorauszahlung orientiert sich an den tatsächlichen Jahreskosten der letzten Abrechnung, geteilt durch zwölf. Ein pauschaler „Sicherheitszuschlag“ ist nicht erlaubt (BGH, VIII ZR 294/10).

Beispiel: Frau Schmitz, vermietet eine Eigentumswohnung in Bonn

  • Bisherige Vorauszahlung: 150 € / Monat = 1.800 € / Jahr
  • Tatsächliche Nebenkosten laut Abrechnung 2025: 2.160 €
  • Neue angemessene Vorauszahlung: 2.160 € ÷ 12 = 180 € / Monat

Frau Schmitz verschickt die Erklärung im April. Mit der Maimiete zahlt der Mieter erstmals 180 €. Die Nachzahlung von 360 € für 2025 fordert sie separat mit der Abrechnung.

So bleibt die Erhöhung nachvollziehbar, angemessen und gerichtsfest.

Häufige Fehler, die die Frist (und die Erhöhung) platzen lassen

Aus der Praxis und aus Gerichtsurteilen lassen sich die folgenden typischen Stolperfallen aufzählen:

  1. Erhöhung ohne (korrekte) Abrechnung. Bei der Vorauszahlung ohne vorherige ordnungsgemäße Abrechnung ist die Erhöhung unwirksam. Eine unterjährige Anpassung „auf Verdacht“ ist ausgeschlossen.
  2. Falsche Frist angesetzt. Pauschale (übernächster Monat) und Vorauszahlung (nächste Fälligkeit) verwechselt. Das ist die häufigste Quelle für Streit.
  3. Keine Textform. Ein Anruf oder ein Gespräch an der Haustür reicht nicht. Ohne Textform ist die Erklärung nichtig (§ 125 BGB).
  4. Begründung vergessen. Bei der Pauschale ist die Begründung Wirksamkeitsvoraussetzung; bei der Vorauszahlung dringend empfohlen, um Akzeptanz und Beweisbarkeit zu sichern.
  5. Sicherheitszuschlag aufgeschlagen. Nur die tatsächlichen Kosten zählen und nicht ein „Puffer für alle Fälle“.
  6. Zugang nicht nachweisbar. Die Frist beginnt mit dem Zugang beim Mieter. Versenden Sie nachweisbar (Einwurf-Einschreiben oder Zeugen).

Checkliste: Nebenkostenerhöhung Frist korrekt einhalten

  • Mietvertrag geprüft: Pauschale oder Vorauszahlung?
  • Bei Vorauszahlung: ordnungsgemäße, inhaltlich korrekte Abrechnung erstellt
  • Neue Vorauszahlung sauber berechnet (Jahreskosten ÷ 12, kein Zuschlag)
  • Schreiben in Textform verfasst, mit Begründung und konkreter Berechnung
  • Richtige Frist angegeben (übernächster Monat bzw. nächste Fälligkeit)
  • Nachweisbar versendet (Zugang dokumentiert)
  • Kopie zur eigenen Akte genommen

Häufige Fragen zur Frist bei der Nebenkostenerhöhung (FAQ)

Das hängt von der Vertragsart ab. Bei einer Pauschale wird die Erhöhung mit Beginn des übernächsten Monats nach Zugang der Erklärung wirksam (§ 560 Abs. 2 BGB). Bei einer Vorauszahlung gilt der erhöhte Betrag ab der nächsten Fälligkeit der Miete, aber erst nach einer ordnungsgemäßen Abrechnung (§ 560 Abs. 4 BGB).

Nein. Die 3-Monats-Frist betrifft nur den Sonderfall, dass Sie eine rückwirkende Kostensteigerung bei einer Pauschale umlegen wollen. Für die normale Erhöhung gilt sie nicht.

Die laufende Vorauszahlung können Sie nur für die Zukunft anpassen. Rückständige Mehrkosten holen Sie über die Nachzahlung aus der Abrechnung. Eine Ausnahme bildet die Pauschale bei rückwirkenden Kostensteigerungen (max. bis Beginn des Vorjahres, innerhalb von 3 Monaten ab Kenntnis).

Nein. Bei korrektem Vorgehen ist die Erhöhung eine einseitige Erklärung. Die Zustimmung des Mieters ist nicht erforderlich.

Dann entfällt Ihr Anspruch auf die Nachzahlung für das betreffende Jahr. Die Vorauszahlung dürfen Sie dennoch für die Zukunft anpassen, sobald eine ordnungsgemäße Abrechnung vorliegt.

In Textform (§ 126b BGB), also schriftlich per Brief oder E-Mail. Ein mündlicher Hinweis genügt nicht.