Nebenkostenabrechnung: Was Vermieter beachten müssen

Fristen, Pflichten und häufige Fehler

Die jährliche Nebenkostenabrechnung gehört zu den Aufgaben, die viele private Vermieter vor Herausforderungen stellen. Fristen müssen eingehalten, Betriebskosten korrekt
aufgelistet und rechtssichere Umlageschlüssel verwendet werden. Fehler führen schnell zu Rückforderungen oder Streit mit dem Mieter. Um das zu vermeiden, ist eine strukturierte und
formell einwandfreie Abrechnung entscheidend.

Was sind Nebenkosten und welche dürfen umgelegt werden?

Als Nebenkosten gelten alle laufenden Betriebskosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes entstehen (§ 1 BetrKV). Dazu zählen insbesondere:

    • Grundsteuer
    • Wasserversorgung
  • Heizkosten und Warmwasser
  • Müllabfuhr und Straßenreinigung
  • Hausreinigung, Gartenpflege, Beleuchtung
  • Versicherungen (z. B. Wohngebäudeversicherung)

Nicht umgelegt werden dürfen hingegen Verwaltungskosten, Instandhaltungs- oder Reparaturkosten. Diese bleiben stets Sache des Eigentümers.

Wichtig: Nur vereinbarte Betriebskosten dürfen abgerechnet werden. Grundlage dafür ist eine entsprechende Regelung im Mietvertrag – entweder pauschal oder als Vorauszahlung mit jährlicher Abrechnung.

Form und Frist: Diese Regeln gelten

Eine Nebenkostenabrechnung muss folgende Anforderungen erfüllen:

  • schriftliche Form (auch digital möglich, aber eindeutig)
  • Abrechnungszeitraum: maximal 12 Monate
  • Zustellungsfrist: spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums

Beispiel: Der Abrechnungszeitraum endet am 31.12.2024. Dann muss die Abrechnung spätestens am 31.12.2025 dem Mieter zugehen.

Wird diese Frist versäumt, verliert der Vermieter seinen Anspruch auf Nachzahlung. Nur bei Gründen, die er nicht zu vertreten hat (z. B. verspätete Abrechnung des Versorgers), kann die Frist verlängert werden.

Der richtige Umlageschlüssel

Der Umlageschlüssel entscheidet darüber, wie die Gesamtkosten auf die Mieter verteilt
werden. Die häufigsten Varianten:

  • Wohnfläche (empfohlen für viele Nebenkostenarten)
  • Personenzahl (z. B. bei Müll oder Wasser, wenn Verbrauch nicht gemessen wird)
  • Einheiten (z. B. bei gleich großen Wohnungen in einem Mehrfamilienhaus)

Wurde im Mietvertrag kein Umlageschlüssel vereinbart, ist die Wohnfläche der gesetzliche Standard (§ 556a BGB).

Achten Sie darauf, dass der gewählte Schlüssel für jede Kostenart einzeln nachvollziehbar und sachlich gerechtfertigt ist. Pauschale Verteilungen ohne Bezug zur tatsächlichen Nutzung sind angreifbar.

Typische Fehler und wie man sie vermeidet

  1. Veraltete oder unvollständige Datenbasis
    → Aktuelle Abrechnungen von Versorgern und Versicherern einholen.
  2. Nicht vereinbarte Betriebskosten abgerechnet
    → Nur Positionen abrechnen, die explizit im Mietvertrag genannt sind.
  3. Fristversäumnis
    → Abrechnungsfrist fest im Kalender markieren oder digital automatisieren.
  4. Falscher Umlageschlüssel verwendet
    → Einheitlich und rechtssicher je Kostenart dokumentieren.
  5. Keine Belege vorgelegt
    → Mieter haben das Recht auf Einsicht. Belege sollten vollständig und nachvollziehbar aufbewahrt werden.

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Häufige Fragen und Antworten


Nur im Mietvertrag vereinbarte, laufende Betriebskosten wie Grundsteuer, Wasser, Müll, Heizung, Versicherung usw. (§ 2 BetrKV).

Sie muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen – sonst entfällt das Recht auf Nachzahlung.

Fehlerhafte Abrechnungen können zu Rückforderungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen führen. Korrekturen sind nur eingeschränkt möglich.

Wenn im Mietvertrag nichts vereinbart ist, gilt automatisch die Wohnfläche (§ 556a BGB). Andere Varianten müssen begründbar sein.

Ja – mit der Lösung von Vermieterwelt ist die Abrechnung in wenigen Minuten erledigt: rechtssicher, automatisch und übersichtlich.

Fazit: Struktur schützt vor Fehlern

Eine Nebenkostenabrechnung ist nur dann wirksam, wenn Fristen eingehalten, Kosten korrekt zugeordnet und Umlageschlüssel nachvollziehbar angewendet werden. Wer hier unsauber arbeitet, riskiert Nachzahlungen zu verlieren oder in Streit mit Mietern zu geraten.

Unsere Empfehlung: Den Abrechnungsprozess klar strukturieren und auf digitale Tools setzen – so bleibt die Abrechnung rechtssicher, transparent und stressfrei.

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