Nebenkosten und Betriebskosten: Unterscheidung

Umlagefähigkeit: Nebenkosten oder Betriebskosten

Es ist zwar klar definiert, was Nebenkosten und was Betriebskosten sind – allerdings überschneiden sich die beiden Begriffe. Zudem wird je nach Land oder Region von Betriebskosten oder von Nebenkosten gesprochen.

In Österreich oder in den meisten ostdeutschen Bundesländern wird vorrangig die Bezeichnung Betriebskostenabrechnung verwendet, während im Norden und Westen Deutschlands die Nebenkostenabrechnung üblich ist. Gemeint ist mit beiden Begriffen das Gleiche: Die Abrechnung der umlagefähigen Kosten.

Das zählt zu den Nebenkosten

Eine rechtlich bindende Definition, welche einzelnen Posten den Nebenkosten zuzurechnen sind, gibt es nicht. Vielmehr handelt es sich um sämtliche Kosten, die im Zusammenhang mit der Vermietung von Immobilien anfallen. Hierzu zählen neben umlagefähigen Aufwendungen auch solche, die ausschließlich der Vermieter tragen muss.

Modernisierung, Reparaturen und Instandhaltung

Nicht alle Reparaturen, die Sie als Vermieter am und im Gebäude vornehmen lassen, dürfen Sie auch als Betriebskosten auf die Miete umlegen.

Maßnahmen, die dazu beitragen, die Wohnungen instand zu halten, fallen nicht unter die umlagefähigen Betriebskosten. Hierzu sind Sie als Vermieter und Eigentümer verpflichtet – die Mietsache sollte mindestens in dem Zustand bleiben, der zum Abschluss des Mietvertrages bestand. Auch Schäden infolge von Wetter- und Temperatureinflüssen gehören zur Instandhaltung.

Reparaturen sind teilweise Betriebskosten

Regelmäßige Reparaturen, die im Rahmen der Heizungswartung oder der Garten- und Gebäudepflege anfallen, können Sie auf die Miete umlegen. Der Mieter zahlt in der Regel einen festen monatlichen Abschlag auf diese Betriebskosten. In der Nebenkostenabrechnung werden diese dann verrechnet.

Ist im Mietvertrag eine Kleinreparaturklausel enthalten, können die Kosten für bestimmte Reparaturen bis zu einer Höchstgrenze umgelegt werden. Möglich ist dies nur für Reparaturen bis 100 Euro.

Eine weitere Einschränkung: Die Kleinreparaturklausel kann nur auf Wohnungsgegenstände (wie Türen, Fenster oder Bodenbelag) angewendet werden, die der Mieter regelmäßig nutzt und zu denen ein direkter Zugang besteht. Wasserrohre oder Stromleitungen sind dementsprechend von der Klausel ausgenommen. Das gilt auch für gemeinschaftlich genutzte Wohnflächen wie Treppenhäuser, Waschküchen oder Tiefgaragen.

Das zählt zu den Betriebskosten

Somit sind die Betriebskosten Teil der Nebenkosten und werden in der Nebenkostenabrechnung aufgeführt. Betriebskosten werden teilweise im Voraus zusammen mit der Miete gezahlt. Vermieter sind zur jährlichen Nebenkostenabrechnung (oder regional Betriebskostenabrechnung) nach § 556 Absatz 3 BGB gesetzlich verpflichtet.

Laut Betriebskostenverordnung können Vermieter die folgenden Kosten auf die Miete umlegen. Sie müssen einzeln in der Nebenkostenabrechnung aufgelistet werden.

Zu den Betriebskosten gehören:

• • Warmwasserversorgung, Abwasserversorgung
  • Wartung und Pflege der Heizungsanlage
  • Anteilige Kosten für die Reinigung des Gebäudes (auch Treppenhaus)
  • Kosten für die Müllentsorgung, Abgaben zur Straßenreinigung
  • Tiefgarage und Aufzug
  • Pflege des Gartens und der Außenanlagen
  • Gebäudebeleuchtung
  • Schornsteinfegergebühren
  • Versicherungen und Grundsteuer
  • Hausmeisterkosten
  • Bereitstellung einer Waschküche
  • Breitbandnetz

Lesen Sie hierzu den Faktencheck 2023 für private Vermieter: Alles zur Nebenkostenabrechnung, zu den Fristen und zu Neuerungen im Rahmen der Heizkostenverordnung.

Sonstige Betriebskosten und Verteilerschlüssel

Die sogenannten sonstigen Betriebskosten nach § 2 Nr. 17 der Betriebskostenverordnung müssen Sie individuell und einzeln im Mietvertrag nennen. Erst dann können Sie diese auf die Miete umlegen. Sonstige Kosten sind die Wartung von Rauchmeldern, die Reinigung von Abwasseranlagen oder Kosten für die Beleuchtung von Gemeinschaftsräumen.

Betriebskosten müssen in der Nebenkostenabrechnung immer zusammen mit dem entsprechenden Verteilerschlüssel angegeben werden. Dieser bezieht sich entweder auf den tatsächlichen Verbrauch, falls Zähleruhren pro Wohneinheit vorhanden sind, auf die Personenzahl pro Wohnung oder auf die Wohnfläche. Zusätzlich müssen in der Nebenkostenabrechnung alle anfallenden Betriebskosten durch die Anzahl der Wohneinheiten geteilt werden.

Neu ab 2024

Seit dem 01.01.2023 wird die CO₂-Abgabe auf fossile Brennstoffe bei vermieteten Immobilien zwischen Vermietern und Mietern basierend auf einem Zehn-Stufen-Modell aufgeteilt. Dieses Modell richtet sich nach den jährlichen CO₂-Emissionen pro Quadratmeter des jeweiligen Wohngebäudes.

Demzufolge müssen Vermieter erstmals im Jahr 2024 die Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2023 anpassen. In dieser Abrechnung müssen u.a. die folgenden Informationen enthalten sein:

• • Berechnungsgrundlage
  • Einstufung der Wohnung gemäß dem Stufenmodell
  • Anteil der CO₂-Kosten, der auf die Mieter entfällt

Mieter haben das Recht, ihren Anteil an den Heizkosten um 3 Prozent zu kürzen, falls diese Angaben nicht bereitgestellt werden. Zusätzlich dazu sind Vermieter verpflichtet, ihren Mietern Einsicht in den Lieferschein des Brennstofflieferanten zu gewähren, falls die Mieter dies verlangen.