Kommunikation: Das sind die richtigen Wege zwischen Vermieter und Mieter

Digitale Kommunikation zwischen Mieter und Vermieter

Unser Informationsaustausch findet heute in vielen Bereichen überwiegend digital statt. Spätestens seit der Corona Pandemie kennt jeder Zoom-Konferenzen oder Video-Chat. Sowohl im Beruf als auch privat tauschen wir uns im Chat über Plattformen wie Skype oder WhatsApp aus. Wer diese nicht nutzt, bevorzugt meist SMS oder das Telefon. Informationen in Papierform sind meistens Rechnungen, Werbeblätter oder offizielle Schreiben von Behörden.

Was sich privat und beruflich durchgesetzt hat, macht auch vor der Mieter-Vermieter-Kommunikation nicht halt. Auch diese verlagert sich heute oft auf die genannten Kanäle. Als Vermieter sollten Sie erreichbar sein und Probleme nach Möglichkeit kurzfristig lösen. Sie sollten wissen, ob Mängel in der Wohnung, bestimmte Änderungswünsche oder Reparaturen anliegen. Die Kommunikation sollte also stimmen und zum Anlass passen.

Persönlicher Austausch dient dem Mietverhältnis

Anders sieht es aus, wenn der Mieter direkt mit im eigenen Haus wohnt, und Sie ihm mehrmals wöchentlich über den Weg laufen. Dann lässt sich auch schon mal etwas auf dem kurzen Weg regeln. Das hat sicher viele Vorteile. Je unkomplizierter die Kommunikation zwischen Vermieter und Mieter ist, umso einfacher gestalten sich schwierige Anlässe wie Sanierungen oder die Nebenkostenabrechnung.

Dies ist natürlich nicht immer der Fall. Meistens befinden sich die Mietobjekte privater Vermieter außerhalb der eigenen Wohnumgebung. Damit die Kommunikation auch hier nicht ins Stocken gerät, kommt es auf die richtigen Wege an. Das kann eine E-Mail sein, das regelmäßige Telefonat oder das Einschreiben per Post, wenn eine fristgemäße Änderung ansteht.

Digital oder per Post – ein Vergleich

Größere Hausverwaltungen machen es vor. Sie kommunizieren fast nur noch über eigene Apps und über Mitgliederzugänge. Bei einer Vielzahl an Wohnungen, Mietern und Mieteranliegen ist das sicherlich eine Erleichterung.

Nebenkostenabrechnungen werden dann von der Hausverwaltung direkt per E-Mail an die Mieter versendet. Auch Terminabsprachen für Handwerker oder Besichtigungen erfolgen auf diesem Wege. Ein großer Vorteil ist hier sicher die Zeitersparnis und die bessere Dokumentation. Es muss nicht jeder Mieter einzeln angerufen oder angeschrieben werden. Zusätzlich lässt sich über die App nachweisen, ob eine Rechnung oder eine Ankündigung auch wirklich verschickt worden ist. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn es mal zu Streitigkeiten kommen sollte.

Private Vermieter können sich eine solche digitale Kommunikation in der Regel nicht leisten. Zumal Sie in vielen Fällen selbst die Hausverwaltung übernehmen. Was aber auch hier schnell und gut funktioniert ist der Versand per E-Mail.

Die E-Mail für Rechnungen und allgemeine Hinweise

Der Vorteil gegenüber dem persönlichen Gespräch, so wichtig dies auch für die zwischenmenschliche Beziehung ist — Sie haben einen schriftlichen Nachweis über die Informationen. Im Zweifelsfall können Vermieter und Mieter die Hinweise nachlesen. Wenn eine Empfangsbestätigung vorliegt, dann können Sie den Versand auch belegen. Eine solche Dokumentation haben Sie per Telefon nicht. Hinzu kommt, dass dort schnell einmal etwas überhört oder im Nachgang vergessen wird.

Eine E-Mail ist also einfach, übersichtlich und erspart häufig Rückfragen. Damit die Kommunikation dennoch so persönlich wie möglich bleibt, sollten Sie als Vermieter ruhig verschiedene Wege wählen, um mit Ihrem Mieter in Kontakt zu treten. Rufen Sie ruhig einmal an und fragen nach, ob eine E-Mail angekommen ist und ob noch Fragen zu klären sind.

Eine digitale Kommunikation macht nur dann Sinn, wenn Ihr Mieter auch per E-Mail kommunizieren möchte. Sprechen Sie dies mit ihm ab und lassen Sie sich von ihm seine Kontaktdaten geben. Wenn er dies möchte, dann macht es Sinn, seine E-Mail Adresse mit in den Mietvertrag einzutragen. Zusätzlich zur Telefonnummer und zur Mobilfunknummer.

In den meisten Fällen hat der Mieter mit der Herausgabe seiner Kontaktdaten kein Problem. Zumal er hierdurch selbst entscheidende Vorteile hat. Er kann Hinweise nachlesen und kann seinerseits Sie als Vermieter schnell und unkompliziert bei Fragen erreichen. Beispielsweise dann, wenn der Wasserhahn tropft, das Fenster undicht ist, oder wenn er Sie über den Zuzug des Partners informieren möchte.

Distanz kann von Vorteil sein

Wenn es Ihrem Mieter recht ist, dann senden Sie ihm die Nebenkostenabrechnung ruhig per E-Mail zu. Das spart Papier, Porto und zusätzliche Wege. Und natürlich auch Ihre Zeit.

E-Mails sind übrigens SMS-Nachrichten oder einer kurzen WhatsApp unbedingt vorzuziehen. Diese Kanäle eignen sich eher für den privaten Austausch. Bleiben Sie als Vermieter so weit wie möglich sachlich und wahren Sie die nötige Distanz. Das erzeugt auf beiden Seiten weniger Druck, denn schließlich kommt es während langjähriger Mietverhältnisse schon mal zu Unstimmigkeiten oder unvorhersehbaren Ereignissen. Das kann der Einzug von weiteren Personen sein, der Hinweis auf Schimmelbefall in der Wohnung oder sogar die Kündigung wegen Eigenbedarfs. Eine höfliche Distanz auf beiden Seiten ist hier sicherlich von Vorteil und in den allermeisten Fällen auch so gewünscht.

Die digitale Kommunikation mit dem Mieter per E-Mail ist somit ein guter Weg. Sie ist dennoch nicht in jedem Fall zu empfehlen, für einige Anliegen brauchen Sie den offiziellen Postweg.

Ein Brief, wenn Fristen eingehalten werden müssen

Es gibt bestimmte Anlässe, für die es kaum eine Alternative gibt: Hier hilft nur der Brief oder das Einschreiben. Der Postweg ist immer der Weg der Wahl, wenn Sie als Vermieter Fristen einhalten müssen. Das ist zum Beispiel bei einer Kündigung der Fall, oder wenn Sie Ihren Mieter über eine anstehende Mieterhöhung und bauliche Veränderungen informieren müssen. Eine E-Mail reicht in diesen Fällen nicht aus. Schließlich ist es denkbar, dass diese im Spam-Ordner landet, oder der Mieter seit Wochen sein Postfach nicht geprüft hat.

Gesetzlich vorgeschrieben ist die Schriftform übrigens nur bei Kündigungen des Mietverhältnisses. In diesem einen Fall ist die Originalunterschrift unbedingt erforderlich. Dies gilt für beide Mietparteien. Außerdem haben Sie bei einem Einschreiben den rechtlichen Nachweis, dass die Kündigung auch tatsächlich angekommen ist.

Bei gerichtlichen Auseinandersetzungen ist so ein Nachweis meistens ausschlaggebend. Ist er nicht vorhanden, dann wurden Fristen nicht eingehalten und werden Mieterhöhungen oder Kündigungen ungültig.