Organisation einer Eigentümerversammlung

Eine Eigentümerversammlung ist gemäß WEG einmal jährlich vom WEG-Hausverwalter fällig.
Fordert ein Viertel der Eigentümer eine Zusammenkunft, muss der Verwalter eine zeitnahe Versammlung einberufen. In diesem Fall gilt das per Gesetz vorgeschriebene Minderheitenrecht. Den Ort und die präzise Uhrzeit der Versammlung bestimmt der Verwalter.

Die Einladung verfasst der Verwalter in Textform. Sie muss mindestens zwei Wochen vor dem angesetzten Termin unterwegs sein. Die Ladepflicht beginnt ab Zustellung der Einladung beim Wohneigentümer.

In Bezug auf die Einberufung berücksichtigen Sie folgende Punkte:

    •  Datum, Ort und Zeit der Eigentümerversammlung
    • In der Einladung müssen Sie alle beschlussfähigen Tagesordnungspunkte auflisten und ausführlich beschreiben. Dies ist wichtig, um sich als Vermieter auf die Versammlung vorzubereiten.
    • Bei Eheleuten oder Erbengemeinschaften müssen alle Parteien namentlich genannt werden.
    • Die Einladung versendet der Vermieter an alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer.

Themen einer Eigentümerversammlung

Ziel einer Eigentümerversammlung ist das Finden von Entscheidungen. Und zwar bezüglich des Eigentums einer Immobilie. Dazu ermöglicht die Zusammenkunft allen Eigentümern Transparenz über Kosten und Maßnahmen zu erhalten.

Außerdem geben Sie als Vermieter die Gelegenheit des gegenseitigen und persönlichen Austauschs. Dabei treffen Sie Entscheidungen in Bezug auf ihre Wohnungsimmobilie. So können unter anderem diese Themen besprochen werden:

    •  Anstehende Sanierungen
    • Bauliche Veränderungen oder Maßnahmen
    • Klärung kritischer Fragen
    • Kosten-Themen, wie Jahresabrechnungen oder Wirtschaftsplan
    • Wahl des Verwaltungsbeirats
    • Position des Verwalters
    • Hausordnung

Definition: Stimmrecht

Das Stimmrecht ist in § 25 Absatz 2 WEG festgehalten. Es gilt für Abstimmungen innerhalb einer Eigentümerversammlung. Die Abstimmung zählt pro Kopf. Das bedeutet, jeder Eigentümer hat eine Stimme. Selbst dann, wenn er mehrere Wohnungen besitzt.

Soll das Objektprinzip eingesetzt werden, müssen Sie dies in der Gemeinschaftsordnung festhalten. Beim Objektprinzip hat derjenige mit der überwiegenden Mehrzahl an Miteigentumsanteilen die meisten Stimmrechte.

Für die Zusammenkunft von Eigentümern gilt jedoch in der Regel die einfache Stimmenmehrheit. Hierbei ist jeder Eigentümer gleichgestellt.

Definition: Beschlussfähigkeit

Grundlage der Beschlussfähigkeit bildet die Größe der Miteigentumsanteile. Die gefassten Beschlüsse in der Eigentümerversammlung sind nur dann gültig, wenn folgende Kriterien erfüllt sind:

    •  Die Versammlung findet unter Ausschluss der Öffentlichkeit statt
    • Die anwesenden Eigentümer vertreten mehr als die Hälfte aller Miteigentumsanteile
    • Jeder verhinderte Wohnungseigentümer wird ordnungsgemäß vertreten

Sind diese Punkte unzutreffend, sind die gefassten Beschlüsse alles andere als bindend. Sie müssen dann eine weitere Zusammenkunft der Eigentümer einberufen.

Versammlungsprotokoll: Das müssen Sie beachten

Für jede Eigentümerversammlung ist vom Vermieter laut § 24 des WEG ein schriftliches Protokoll anzufertigen. Das Protokoll bedarf der Unterschrift – und zwar von einem Wohnungseigentümer. Bei anwesendem Verwaltungsrat unterschreibt auch dieser. Letztlich der Vorsitzende der Versammlung.

Bei dem Protokoll handelt es sich um ein wichtiges offizielles Papier. Deshalb müssen Sie dies korrekt aufzusetzen und im Nachgang für alle Wohnungseigentümer bereitstellen. Folgende Inhalte gehören in das Protokoll:

    •  Ort und Datum der Eigentümerversammlung
    • Kompletter Name der über Wohneigentum verfügenden Gemeinschaft
    • Vollständiger Name des Protokollführers
    • Start und Ende der Zusammenkunft
    • Namen aller Teilnehmer
    • Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung der Versammlung
    • Feststellung der Beschlussfähigkeit der Konferenz
    • Tagesprogramm mit Beschlussanträgen
    • Tagespunkte mit den jeweiligen Ergebnissen der Abstimmung
    • Unterschrift des Vorsitzenden der Versammlung, eines Wohnungseigentümers und wenn vorhanden des Verwaltungsbeirats

Eine genaue Frist, zu der das Protokoll fertiggestellt sein muss, ist laut WEG inexistent. Dies gilt ebenso für das Datum zur Vorlage bei den Eigentümern.

Dennoch kann das Protokoll für Sie als Vermieter der Eigentumswohnung von großer und wichtiger Bedeutung sein. Und zwar dann, wenn Sie einen Beschluss anfechten möchten. Daher bestehen Sie auf Ihr Recht wenn das Protokoll unpünktlich vorliegt.

In der Regel sollte der Verwalter das Protokoll zeitnah fertig- und bereitstellen. Spätestens aber eine Woche vor Ablauf der einmonatigen Anfechtungsfrist.

Eigentümerversammlungen in Zeiten von Corona

Seit dem Frühjahr 2020 gelten in Deutschland verschiedene Maßnahmen und Beschränkungen zur Bekämpfung der Pandemie. Das zeitweilige Versammlungsverbot gilt auch für die Eigentümerversammlung.

Im März 2020 wurde daher das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der Corona-Krise erlassen. Im Herbst 2021 wurde das Gesetz bis August 2022 verlängert. Dieses legt wie folgt fest:

    •  Der zuletzt gewählte Verwalter bleibt bis zu seiner Abberufung im Amt, oder bis zur Bestellung eines neuen Verwalters.
    • Der alte Wirtschaftsplan gilt, bis ein neuer beschlossen wird.
    • Die Wohnungseigentümer sind verpflichtet, die Hausgelder gemäß dem alten Wirtschaftsplan fortführend zu zahlen.

Seit Herbst 2021 gelten in vielen Bundesländern die „2G-Regeln“. Sie gelten auch für Veranstaltungen wie die Zusammenkunft von Eigentümern. Sind Sie geimpft oder genesen, können Sie wieder an der Konferenz teilnehmen.

Dieser Beschluss wurde aber vom Spitzenverband der Immobilienverwalter VDIV als weniger ordnungsgemäß eingestuft. Nach Ansicht des VDIV ist eine solche ausgeführte Versammlung rechtlich anfechtbar. Der Ruf nach einer online durchgeführten Versammlung aller Eigentümer wird immer lauter.

Damit eine solche virtuelle Veranstaltung stattfinden kann, bedarf es einer WEG-Reform. Das betrifft zum Beispiel Beschlüsse in Textform zuzulassen. Aktuell befindet sie sich noch in der Diskussion. Bisher bestehen in Bezug auf eine virtuelle Konferenz von Eigentümern noch zu viele rechtliche Barrieren.

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