In vielen Betriebskostenabrechnungen tauchen Positionen auf, die rechtlich nicht zulässig sind – auch wenn sie nachvollziehbar erscheinen. Erfahren Sie, welche Kostenarten regelmäßig zu Konflikten führen, was die BetrKV dazu sagt und wie Sie als Vermieter rechtssicher abrechnen.
Nicht alles, was Kosten verursacht, ist auch umlagefähig
Die Betriebskostenverordnung (§ 1 und § 2 BetrKV) legt eindeutig fest, welche laufenden Kosten auf Mieter umgelegt werden dürfen. Viele Vermieter rechnen jedoch versehentlich Positionen ab, die gesetzlich ausgeschlossen sind.
Typische Fehlerquellen:
- Verwaltungskosten
- Bankgebühren
- Instandsetzung oder Modernisierung
- Anschaffungen und Investitionen
- Unklare oder zu pauschale Formulierungen
Solche Abrechnungen sind rechtlich angreifbar – und führen oft dazu, dass ganze Kostenblöcke gestrichen werden.
Diese Positionen sind nicht umlagefähig
| Verwaltungskosten | z. B. Buchhaltung, Mahnwesen, Schriftverkehr → laut § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV ausgeschlossen |
| Bankgebühren | auch wenn sie im Zusammenhang mit dem Nebenkonto stehen → nicht umlagefähig |
| Instandhaltung & Reparaturen | nur Wartungskosten sind erlaubt – nicht Austausch defekter Teile, Malerarbeiten, Sanierungen |
| Schönheitsreparaturen | gelten als Instandhaltungsmaßnahme, nicht als Betriebskosten |
| Anschaffungskosten | z. B. Mülltonnen, Reinigungsgeräte, Werkzeuge → nur Wartung ist umlagefähig, nicht der Kauf |
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Häufige Grauzonen – was Sie wissen müssen
| Gartenpflege | Ja | Aber: keine Neuanlage oder Baumfällung |
| Schornsteinfeger | Ja | Nur regelmäßige Kehrung, keine Sanierung |
| Hausmeister | Teilweise | Keine Reparaturen oder Verwaltungsaufgaben |
| Winterdienst | Ja | Nur bei tatsächlicher Ausführung mit Nachweis |
| Versicherungen | Ja | Nur Sach- und Haftpflicht, keine Rechtsschutzversicherung |
Wichtig: Nur laufende Betriebskosten sind umlagefähig
Die Abgrenzung zwischen umlagefähigen Betriebskosten und nicht umlagefähigen Sonderausgaben ist zentraler Bestandteil jeder rechtssicheren Abrechnung.
Laufende, regelmäßig anfallende Kosten dürfen abgerechnet werden. Alles andere – z. B. Reparaturen, Investitionen oder Verwaltung – trägt der Vermieter selbst.
Die Gerichte urteilen in diesen Fällen streng – daher ist Sorgfalt entscheidend.
In Kürze: Das müssen Vermieter beachten
- Verwaltung, Instandhaltung, Anschaffungskosten sind nicht umlagefähig
- Graubereiche (z. B. Hausmeister) müssen aufgeschlüsselt werden
- Formulierungen in der Abrechnung klar und trennscharf wählen
- Die BetrKV und aktuelle Rechtsprechung regelmäßig beachten
- Bei Unsicherheit: digitale Prüfung oder rechtliche Beratung nutzen
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FAQ – Häufige Fragen zu unzulässigen Nebenkosten
Wartung (regelmäßige Pflege/Funktionsprüfung) ist umlagefähig. Reparatur (Schadensbeseitigung) nicht.
Nein – Anschaffungen und Ersatzkäufe sind nicht umlagefähig.
Diese Position muss gestrichen werden – Gerichte bestätigen regelmäßig deren Unzulässigkeit.
Nein – nur Sach- und Haftpflichtversicherungen sind erlaubt.
Umlagefähig – aber nur bei regelmäßiger Ausführung und entsprechender Regelung im Mietvertrag.
Fazit: Wer zu viel abrechnet, riskiert alles
Die Betriebskostenverordnung ist klar geregelt – aber die Umsetzung in der Praxis oft lückenhaft.
Wer Kosten falsch zuordnet oder unzulässig abrechnet, verliert nicht nur das Vertrauen seiner Mieter, sondern setzt im schlimmsten Fall ganze Abrechnungen aufs Spiel.
Unser Tipp: Digital prüfen, sauber trennen, rechtssicher abrechnen.
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